Que levante la mano aquél que al final del día, no ha dicho alguna vez aquello de:
¿Se puede saber qué demonios he hecho hoy?
Y, claro, se ha dejado en el tintero un montón de tareas, gestiones, visitas, llamadas, e-mails, etc…
Seguro que más de uno de vosotros os habéis encontrado en esta situación.
Después de muchas lecturas, de libros de management (os recomiendo “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, de Stephen R. Covey), todos llegan a la misma conclusión, una buena gestión del tiempo se basa en dos conceptos:
- Planificación
- Priorización
Lo mejor de los libros de management es que siempre nos dicen cosas obvias, pero parece que si no las leemos, no sabemos que existen y están allí mismo, delante de nuestras narices.
Está claro que una buena planificación del día nos puede ahorrar mucho tiempo, ineficiencias y ayudarnos a mejorar nuestra productividad. Bastaría con coger una hoja en blanco, o una hoja de nuestra agenda y escribir en ella lo que queremos hacer hoy. Debemos establecer unos objetivos alcanzables, pues conocemos nuestra actividad y nuestras limitaciones, no se trata de hacer una lista de deseos. Al ver esos objetivos por escrito, actuamos como si tuviéramos un guión del día, y nos resulta más sencillo alcanzar nuestras metas.
Respecto a la priorización, existe su complicación, porque estamos en un entorno en el que la palabra urgencia ha perdido su significado, hoy todo es urgente, si te llama un cliente para pedirte un informe, era para ayer, si te llama un contratista para comenzar una obra, ya deberías estar allí, y así ocurre con cualquier actividad. La solución, establecer un rango de urgencias, podríamos empezar con las urgencias-urgentes, las urgencias-medio urgentes, y las urgencias-aplazables.
Como buenos conocedores que somos de nuestro trabajo y de nuestros clientes, podemos encuadrar nuestras tareas en estos apartados. Obviamente para determinar dichas urgencias deberemos expresar nuestros propios criterios de urgencia, ¿qué es realmente urgente? (aquí podríamos incluir todas las valoraciones objetivas y subjetivas que tengáis) y a partir de ese momento proceder a su clasificación.
Obviamente esto no es la panacea, pero nos puede ayudar a estirar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad.
En Pymes y Autónomos | Tu tiempo vale dinero: planifícalo Imagen | Portada del libro "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva" Ed. Paidós