Hace unas semanas un artículo sobre la mala gestión del tiempo y la organización de las reuniones tanto en pymes como en grandes empresas tuvo una considerable repercusión. ¿La razón? Tanto a los gerentes como a los trabajadores este tipo de problemas no les agrada pero en la mayoría de los casos no encuentran cómo canalizar tanta información. Tropecé con tres personas de lo que ahora llamamos 'emprendedores' que habían lanzado una herramienta con este fin: optimizar y organizar las reuniones empresariales. Su producto o 'hijo' tal y como lo denominan se llama Actius.
Llamó mi atención que se encargaran no solo de la parte donde el grupo se reúne y aporta sus opiniones, sino del hecho de que se pueda consultar una reunión en concreto a pesar de no haber estado presente y lo más importante: acceder a la documentación que se haya generado en la misma, que al fin y al cabo es lo que interesa a los implicados. Con esta aplicación, estos tres apasionados de la informática pretenden hacerse un hueco en este nicho de mercado, el de gestionar el tiempo, las decisiones y la agilidad en las reuniones de empresa.
No hay nada peor que ese instante en el que dentro de una empresa alguien pone cara de póker ante una pregunta de un compañero o superior."Nadie me ha hablado de ese tema". ¿Cómo que no? Si el susodicho tema se trató en una reunión que duró como mínimo dos horas y el que la organizó salió satisfecho por haber compartido toda la información con sus trabajadores. Información que conlleva trabajo, resultados, y llevar al día cuestiones relacionadas con clientes. Y ya sabemos que si no cuidamos al cliente nuestro castillo de naipes se desmorona.
Con este tipo de aplicación, puedes crear una reunión en la nube, imprimir el orden del día, añadir puntos, modificar cualquier asunto, y lo que más me gusta, notificar el resultado de la misma a todos los asistentes vía email, obviamente con este punto queda claro que todos los asistentes tendrán la misma información y no podrán olvidar qué temas se han tratado y en qué puntos está trabajando la empresa.
Otra opción importante es la que te muestra las acciones de los usuarios (que forman parte o no de dichas reuniones)las estadísticas de acceso ¿realmente se están implicando en los asuntos que se tratan? y una parte fundamental, la asistencia a la reunión junto a una estadística que nos ayudará a conocer si desde otros soportes se han interesado en conocer los puntos que se han tratado.
En definitiva que todo lo que conlleve un ahorro de tiempo, evitar envíos masivos de correos que después han de ser rectificados es de agradecer. Esta aplicación en la nube ayuda a organizar las reuniones, a hacer una gestión eficiente de toda la documentación y a tener un orden en cada una de las cuestiones tratadas en las reuniones. Cuando quieras saber por qué se tomó una decisión, los informes estarán en la aplicación,ordenados y disponibles para consultar.
En Pymes y Autónomos|¿Son necesarias reuniones periódicas con nuestros empleados?,Claves para mantener reuniones eficientes con el equipo de ventas Imagen|Nexius