La tesorería de las empresas es un aspecto fundamental de su día a día. En ocasiones, sin embargo, su gestión se convierte en una tarea ardua y muy compleja que, además, puede acarrear importantes costes, especialmente si contamos con un elevado volumen de cobros y pagos. Para facilitar esta gestión, las entidades financieras cuentan con una serie de servicios cuyo objetivo es automatizar al máximo posible esta tarea, a través de unos estándares fijadas por la Asociación Española de Banca (AEB) que establecen cuáles son las características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por una entidad financiera.
Estas normas, también conocidos como cuadernos bancarios, establecen los procedimientos automáticos a través de los cuales se realiza el tratamiento de la información relativa a los productos y servicios bancarios utilizados habitualmente en el ámbito empresarial. De esta manera, las empresas pueden desarrollar o utilizar programas de contabilidad informáticos (o incluso integrarlos dentro de su software de facturación) que permitan procesar esta información de manera automática, generando importantes ahorros de tiempo y, sobre todo, de dinero. Estos son los cinco cuadernos más importantes que todas las empresas deberían utilizar para optimizar la gestión de su tesorería.
Norma 43: recepción de movimientos o extractos bancarios
Una de las tareas más habituales que realizan las empresas es la comprobación de los movimientos bancarios realizados en cada una de las cuentas bancarias con que opera. Normalmente, esta verificación se realiza de manera manual accediendo a las páginas web de cada una de las entidades financieras. Esto supone un cierto ahorro con respecto a épocas pasadas, en las que era necesario desplazarse hasta una sucursal de esa entidad y actualizar la libreta; aun así, todavía hay empresas que encuentran insuficiente acceder a Internet para calcular cuál es el saldo actual de sus cuentas bancarias.
Para automatizar esta tarea al máximo posible, existe un cuaderno bancario llamado Cuaderno o Norma 43 de la AEB, que permite agilizar los procesos de administración, conciliación y control de las cuentas bancarias, lo que supone un importante ahorro tanto en costes como en tiempo. Gracias a esta norma, la empresa podrá automatizar la integración de estos extractos dentro de su contabilidad, lo que le permitirá realizar además la conciliación bancaria de una forma adecuada.
Norma 34: emisión de transferencias
En la actualidad, realizar una transferencia bancaria es tan sencillo como acceder a la banca electrónica e indicar la cuenta destino y su importe. Sin embargo, cuando el volumen de transferencias diaria aumenta de forma considerable, como en el caso de una empresa, este sistema pierde toda su eficacia.
Ante esta situación, y con el fin de facilitar dichos procesos, la AEB definió las características que tenía que tener un fichero que contuviera la lista de órdenes de pago o transferencias a través de su estándar Norma 34. A través de este Cuaderno, la empresa puede enviar en cuestión de pocos minutos toda la información referente a las transferencias a realizar a sus proveedores o las nóminas para que la entidad pueda procesarlo y enviarlo.
Al igual que ocurre con la Norma 43, el Cuaderno 34 es tan solo un estándar que indica cuáles son las características que tiene que tener el programa para realizar su procesamiento, pero será necesario integrarlo dentro de nuestro software.
Norma 58: anticipo de créditos comerciales
En el día a día de cualquier empresa, es bastante habitual que las facturas no se paguen al contado, sino que se aplace su pago. Esta circunstancia es, en muchas ocasiones, perjudicial para la empresa, que se ve privada de liquidez aun a pesar de haber suministrado los bienes o servicios a sus clientes. Con el fin de evitar problemas de este tipo, las entidades financieras ofrecen financiación a través del anticipo de estos créditos comerciales a cambio del pago de un interés.
Cuando existe un gran volumen de facturas aplazadas, se pierde mucho tiempo gestionando estos anticipos de manera individual. Para solucionar este problema, la AEB pone a disposición de las empresas su Cuaderno 58, de anticipos de créditos comerciales, un estándar para el envío de remesas de efectos con el fin de que sean descontados en la entidad financiera.
Norma 68: órdenes en fichero para la gestión de pagos normalizados
Mediante este servicio, las entidades financieras ofrecen a sus clientes la gestión, el aviso y el posterior abono de sus pagos a terceros. La norma 68 ofrece un estándar para que los beneficiarios reciban el detalle del pago domiciliado, con detalle de cada una de las facturas mediante el envío de una carta, en la que se le indica al proveedor que tiene un crédito comercial a su favor.
Norma 19: Adeudo por domiciliaciones en soporte magnético
Las operaciones domiciliadas son aquellas que corresponden a cuotas por servicios de carácter periódico a cargo del consumidor o usuario final. Requiere una autorización previa por parte de éste, para que todas las operaciones puedan ser imputadas en su cuenta corriente sin preaviso.
El cobro por adeudos domiciliados (Cuaderno 19) permite a los clientes emisores optimizar las fechas valor aplicadas a los abonos, puesto que se agiliza la presentación de los adeudos, además de reducir los costes administrativos y optimizar las acciones de recobro, al disponer de información puntual y detallada sobre las devoluciones el mismo día del cargo.
Aunque existen muchos otros cuadernos bancarios, estos cinco son los más importantes. Se trata de una forma fácil de reducir costes administrativos y tiempo, tan importante en el día a día de una empresa.
En Pymes y Autónomos | ¿Qué entendemos por excedentes de tesorería? Imagen | StartupStockPhotos