En alguna ocasión me he encontrado con alguna empresa que se lamentaba de los precios de Micrososft Office, unos 280€ la licencia con Outlook para cada equipo. Lo cierto es que es una inversión importante, pero a la cual las empresas suelen sacarle bastante rendimiento. Más que nada porque el Office en las empresas lo utilizan a diario.
Se trata de un programa donde el principal motivo para la adquisición de una licencia es el uso de Outlook, el programa de gestión de correo que les va a permitir descargar el correo en local. De esta forma muchas empresas utilizan correos POP o IMAP con un tamaño de buzón realmente pequeño, ya que lo descargan en local.
Esto sobre todo lo utilizan aquellas empresas que no necesitan movilidad o tener sincronizado el correo con el smartphone. A medida que nos tenemos que mover entre varias ubicaciones o equipos, que es más importante el correo en el teléfono, es menos práctica la descarga del correo en local y las opciones de Google Apps o cuentas de Office 365 con Exchange son más interesantes.
Cuanto nos cuesta al día el uso de Office
Pongamos el caso de una licencia de Office que compramos en un único pago, con Outlook por esos 280 euros. Teniendo en cuenta lo que las empresas suelen estirar el uso de estos programas no sería descabellado utilizarlo a lo largo de 10 años. De esta forma al año, costaría unos 28 euros, si lo dividimos por 12 meses, restando el mes de vacaciones nos sale a un total de 2,33 euros, que entre los días del mes sería un total de unos 0,07 euros diarios por el uso de Office en la empresa en cada puesto de trabajo.
Si utilizamos la suscripción para empresas, la más económica es de 4,20 por usuario y mes, utilizando Outlook y el resto de la suite a través del navegador, lo que implica que siempre vamos a necesitar estar conectados a Internet. La gran ventaja es nuestro correo Exchange con 50GB de capacidad, posibilidad de compartir calendarios y libretas de direcciones, así como 1 TB de almacenamiento en la nube por cada usuario.
Esta sería la opción más interesante para todos aquellos usuarios que no hacen un uso intensivo de Office, pero los que necesitan exprimir al máximo la suite, es necesario que vayan a la versión superior, que instala los programas de la suite en local, pero tiene un coste de 8,80 por usuario y mes. En todo caso entendemos que los usuarios que le van a sacar el rendimiento a esta inversión.
Una tercera vía sería utilizar cuentas de Microsoft Exchange online, con las licencias instaladas en el equipo. Esto tendría un coste de 3,40 por cuenta de correo para cada usuario y mes, al que tendríamos que sumar los 2,33 euros de la licencia del Office instalado en el equipo, algo superior a la opción básica pero inferior a la instalada.
En este caso el coste mensual es menor y tenemos Office instalado en local. La inversión inicial es mayor, y no tendremos almacenamiento en la nube de 1 TB o las herramientas de colaboración como el Skype para empresas o Yammer, que pueden ser muy útiles en el día a día de la organización. Además poco a poco el software instalado se irá quedando obsoleto.
Siempre tenemos la opción software libre
En todo caso siempre tenemos la opción de trabajar con software libre, utilzando Thunderbird y Libre Office, cuyo coste de licencias es cero, pero que en muchos casos puede dar lugar a algún que otro problema de compatibilidad de formatos, lo que llevará asociado quizás un mayor coste de mantenimiento de los sistemas informáticos.
Lo cierto es que no podemos decir que el coste del programa sea desorbitado, si sobre todo tenemos en cuenta que es algo que se utiliza cada día en la empresa de forma intensiva, a veces más de lo que sería recomendable. Otra cuestión a parte es que sea un granito de arena más que se suma al coste del puesto informático en la empresa, que luego no siempre está amortizado tal y como nos gustaría.
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