El proceso contable suele verse como algo complejo y poco accesible para el que no tiene conocimientos sobre la materia. Sin embargo, en la mayor parte de las pequeñas y medianas empresas, la contabilidad se reduce a unos pocos apuntes que se repiten a lo largo del ejercicio. Para muchas empresas la gestión contable consiste principalmente en el registro de ingresos, gastos, pagos y cobros.
Las aplicaciones informáticas de gestión contable, como SageOne, están diseñadas para que cualquier autónomo pueda manejarlas por si mismo y tenga la oportunidad de llevar la contabilidad de su propia empresa como si fuera una tarea más en el ejercicio de su actividad.
SageOne es una solución sencilla, pero que, a su vez, responde a las necesidades de cualquier empresa que no realice operaciones complejas.
Descripción de utilidades
El programa presenta una barra de menú horizontal donde podemos seleccionar las siguientes opciones:
En primer lugar tenemos la opción Resumen que nos permite visualizar en la misma pantalla un histórico de las ventas, los gastos y el beneficio, tanto mensual como acumulado. También podemos ver el importe de los presupuestos emitidos y facturados. El Resumen presenta además un balance de las cuentas bancarias y del estado de caja y las facturas pendientes de cobro. De este modo, desde esta pestaña es posible evaluar la evolución del negocio y su estado actual.
A continuación nos presenta la opción de Ventas. Aquí podemos crear facturas de venta de bienes o de prestación de servicios. La creación de facturas es muy rápida. Desde la misma pantalla podemos crear y seleccionar los distintos campos que necesitamos: cliente, domicilio y fecha, producto y porcentaje de IVA. Si se tratara de una factura rectificativa, lo indicaríamos también. La factura puede generarse en PDF o enviarse directamente por correo electrónico al destinatario. Igualmente podemos generar presupuestos. Las facturas generadas se contabilizan de manera automática.
En la opción ventas podemos también registrar ingresos no facturables e incorporarlos a la contabilidad o visualizar a través del buscador las facturas de ventas ya contabilizadas.
La opción Gastos tiene un funcionamiento similar. Con solo introducir los datos de cada factura, queda introducida en la contabilidad. La aplicación permite registrar vencimientos e incluso clasificar la factura como deducible o no para que el programa lo tenga en cuenta a la hora de confeccionar los impuestos.
A continuación tenemos la opción Cuentas Bancarias, en la cual podemos dar de alta las cuentas que vayamos a utilizar. La aplicación permite visualizar listas de movimientos acotados por fecha y exportarlos a excel o PDF si se desea. Todo ello sin necesidad de cambiar de pantalla. También podemos visualizar el estado de cada cuenta en la fecha que seleccionemos, a lo largo del año y anotar ingresos en cuenta o transferencias. Desde la misma pantalla veremos también el estado de caja y las entradas.
En la opción Contactos activaremos los datos de clientes y proveedores con las direcciones de facturación y de envío.
Por último, la opción de Más Información permite la elaboración de informes, tanto de deudores como de acreedores, con los que existen deudas, bien sean a pagar o a cobrar. También podemos sacar listados de facturas emitidas y recibidas para calcular el IRPF de ingresos y de gastos. En la misma pestaña podemos confeccionar los modelos oficiales de IVA (modelo 303) IRPF (modelo 130) y en próximas actualizaciones se incorporará el resumen de IVA (modelo 390) y operaciones con terceros (modelo 347).
Sage One es una solución de facturación y de contabilidad, sólo necesitamos realizar las facturas y presupuestos, y Sage One genera la contabilidad. El acceso a múltiples tareas a la vez dentro de la misma opción facilita y agiliza enormemente el registro de datos y el control de la información. La aplicación es una herramienta idónea para el que se inicia en la gestión contable, pero también para el que lleva tiempo utilizando otras soluciones más complicadas.
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