Los autónomos y las pymes deben observar ciertos requisitos contables y registrales de obligado cumplimiento, tanto para el empresario persona física como para las sociedades mercantiles. Llevar un negocio implica conocer esta normativa, puesto que los aspectos fiscales forman parte de la vida de la empresa y no pueden tratarse como un apartado independiente del desarrollo de la actividad.
El empresario autónomo no tiene que llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable, pero sí tiene que cumplir unos requisitos básicos relativos a los documentos del negocio, a su registro y conservación.
Emitir factura por las ventas y servicios prestados
Cualquier autónomo o pequeña empresa debe emitir una factura por sus servicios. Las facturas deben tener un contenido mínimo dependiendo de su importe y del destinatario. Figurarán los datos del emisor: nombre, NIF y domicilio y también del destinatario. Detallarán el servicio prestado o la descripción del bien y el desglose de IVA, a no ser que se trate de una factura simplificada. Las facturas deben emitirse por orden cronológico y sin saltos numéricos, pudiendo llevarse distintas series si hubiera diferentes centros de negocio o diferentes ramas de producción.
Llevar un registro de facturas emitidas y recibidas
El empresario debe cumplimentar y conservar los libros de facturas emitidas y recibidas. Los libros pueden generarse mediante una aplicación informática. Cada factura emitida o recibida se anotará indicando su fecha, datos del destinatario, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA, si la factura lo contiene. Las facturas se ordenarán cronológicamente. Cada anotación se acompañará de un número correlativo, indicativo del orden del apunte. Los empresarios en estimación objetiva cumplimentarán tan solo el libro de facturas recibidas.
La correcta cumplimentación de los libros es muy importante, pues sirven de soporte a la información presentada en las liquidaciones trimestrales de IVA e IRPF. Ningún gasto será deducible si no está debidamente anotado en los libros.
Llevar un registro de los bienes de inversión
Los bienes de inversión, entendiendo como tales los elementos que van a utilizarse en la actividad durante un período de tiempo superior a un año, también deben anotarse formando un libro. La anotación se hará de manera individual incluyendo su número de orden, valor de adquisición, fecha de puesta en funcionamiento y cuotas de amortización si las hay. Se registrará también la fecha en que que se den de baja.
El libro registro de bienes de inversión sirve, entre otras cosas, para contrastar la correcta aplicación de las amortizaciones y de la plusvalía, en caso de transmisión.
Llevar un registro de operaciones intracomunitarias
Los autónomos y las pequeñas empresa cuya actividad esté sujeta a IVA, registrarán de manera independiente las adquisiciones o entregas de bienes o servicios que efectúen a los países de la Unión Europea. De cada factura se anotará la fecha, descripción del bien o de la operación, identificación del destinatario a efectos del IVA, razón social y domicilio y estado miembro interviniente en la operación.
Las operaciones intracomunitarias son objeto de una declaración específica a nivel fiscal. Su correcto registro determina, asimismo, su deducibilidad.
Conservar la documentación
Los empresarios deberán conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir de la última anotación realizada. La conservación de las facturas viene exigida por la normativa mercantil y por la fiscal. El plazo máximo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, por lo que es preciso poder justificar durante ese tiempo que la información contenida en los libros se corresponde con documentos reales.
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