Hoy en día, poder manejar una aplicación on-line de facturación es fundamental para muchas pequeñas y medianas empresas. Las herramientas on-line ofrecen la gran ventaja de poder acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto supone una agilización de las gestiones, al no depender de un lugar o un equipo determinado.
Las empresas son estructuras abiertas. Su funcionamiento y las relaciones comerciales hacen necesario flexibilizar las labores administrativas. El empresario necesita poder consultar la situación económica de su negocio sin limitaciones de acceso. A su vez, las aplicaciones on-line, al no precisar instalación, no suponen una carga en la memoria del equipo ni requieren la descarga de ningún software adicional para su funcionamiento.
Control centralizado
Las herramientas online suponen un gran avance al centralizar el uso de las mismas desde un único servidor, al que puede accederse desde cualquier punto sólo con las claves de acceso y una conexión a internet.
El manejo es más sencillo, al no necesitar instalación alguna, y la actualización de la información y de la aplicación es inmediata y no requiere intervención alguna del usuario.
Mayor seguridad ante la pérdida de información
Con las herramientas de facturación on-line se evita el riesgo de que una avería ocasione pérdidas de información. La información de las facturas está almacenada en servidores seguros que evitan tener que recurrir a dispositivos externos de almacenamientos o realizar copias de seguridad. Los servidores web están están dotados de una protección mayor que el resto de dispositivos. Los datos se encuentran protegidos y actualizados en todo momento, por lo que no se corren riesgos de olvidos en hacer las copias.
Pago por uso
Las aplicaciones on-line siguen el modelo del pago por uso. Este sistema, similar a la suscripción, supone un ahorro de costes, ya que no es necesario hacer ningún desembolso inicial para la adquisición del programa. También se evita el pago de licencias y de mantenimiento. Tan sólo se abona la cuota correspondiente.
El proveedor suele poner a disposición de sus clientes diferentes opciones de uso, en función de la complejidad de la aplicación. El cliente puede adaptar las funcionalidades y la cuota a pagar en relación a sus necesidades.
Mayor agilidad en el envío de facturas
La generación de las facturas en distintos formatos agiliza el envío al cliente de manera inmediata desde el programa. Las aplicaciones on-line permiten generar facturas electrónicas, sustituyendo al soporte físico. Esto supone un ahorro en papel y mayor rapidez de transmisión, al realizarse por medios telemáticos. La empresa puede conservar copia o matriz de la factura durante el periodo de prescripción establecido y gestionar las facturas de manera que se garantiza accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea de impresión.
Mayor control de cobros y pagos
Las soluciones on-line ofrecen la posibilidad de controlar el estado de la tesorería, de los cobros y pagos pendientes con una ágil visualización en pantalla. Hay muchas aplicaciones que están dotadas de acceso a la banca electrónica, de tal manera que con solo entrar en la aplicación es posible realizar gestiones bancarias o comprobar el saldo de cuentas.
En resumen, podemos deducir que la facturación on-line es la herramienta ideal para el pequeño empresario. Su agilidad y fácil manejo evitan que tenga que estar pendiente de descargar actualizaciones ni de ninguna otra tarea que le reste más tiempo del que precisa para la gestión de su negocio y el ejercicio de su actividad.
Cinco consejos básicos para agilizar aún más la gestión de tus clientes Soy autónomo y no tengo tiempo de aprender contabilidad. ¿Alguien me ayuda?: Sage One Imagen |Luke Jones