El día a día de tu negocio está lleno (ojalá) de pagos en efectivo de tus clientes por los productos o servicios que ofreces, y al final cada día haces la la suma del dinero de la caja, pero, ¿Qué ha pasado si te das cuenta de que tienes una cantidad distinta a la que deberías tener?.
¿Qué es el arqueo de caja?
Aquí es donde entra en juego el arqueo de caja.
Un arqueo de caja es el proceso seguido en las empresas para revisar la cantidad de dinero que hay en la caja a final de un periodo, normalmente a diario, de forma que se pueda asegurar que no falta o sobra dinero y que coincide con la cantidad que debería haber en función de las ventas realizadas y los pagos que has hecho a los proveedores.
Se trata de hacer la comprobación física de lo que hay en la caja, es decir, el dinero en efectivo y comprobantes de medios de pago, como pueda ser los pagos con tarjeta, con los datos que se pueden extraer del programa de gestión o facturación.
El objetivo principal del arqueo de caja es garantizar la exactitud de los registros contables y detectar posibles errores, desviaciones o “extravíos” de dinero en efectivo.
¿Cómo se realiza un arqueo de caja?
En general, el proceso de arqueo de caja se puede hacer con los siguientes pasos:
- Reúne y cuenta todo el dinero en efectivo de la caja del negocio.
- Compara la cantidad de dinero en efectivo con los registros de ventas y los recibos o tickets de venta para asegurarte de que coinciden.
- Revisa los pagos realizados con tarjeta de crédito o débito para asegurarte de que se hayan registrado correctamente en el sistema y que la cantidad de dinero en efectivo de la caja se haya actualizado en consecuencia.
- Calcula la diferencia entre la cantidad de dinero en efectivo existente y los registros de ventas y pagos.
- Si existen diferencias, revisa los registros y los tickets de venta para detectar posibles errores o fraudes que puedan haber causado la discrepancia y trata de solucionarlo.
- Registra los resultados del arqueo de caja en un informe o documento contable y archívalo para posteriores revisiones, análisis y seguimiento.
¿Por qué es importante hacer un arqueo de caja?
El arqueo de caja es una herramienta fundamental para la gestión financiera diaria de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Las principales ventajas de hacer un arqueo de caja son:
Permite detectar errores y fraudes. Uno de los principales objetivos del arqueo de caja es, por un lado, detectar posibles errores, como haber cobrado de más o de menos a través de un pago con tarjeta o haber devuelto mal a un cliente, o, por otro lado, descubrir un fraude cometido dentro de la empresa.
Facilita la identificación de oportunidades de mejora del dinero en efectivo, ya que permite poder analizar con el tiempo la evolución del dinero en efectivo en la caja, y saber si se debe reducir o aumentar dicha cantidad.
Tener el arqueo de caja permite tener justificaciones adicionales ante posibles inspecciones fiscales, aunque a veces no se sabe que es peor.
Mejora la toma de decisiones ya que ofrece una imagen en el tiempo de parte de la situación financiera del negocio, pudiendo mejorar las compras o el pago de las facturas.
En definitiva, es una herramienta de gestión para examinar a diario cómo va tu negocio y evitar problemas en el futuro. Cuando el negocio va bien no hay nada más motivante que contar dinero.