El desarrollo de los sistemas de gestión es constante desde hace unos años. Aparecen nuevas soluciones o nuevas funcionalidades en las ya existentes que aumentan la potencia y la utilidad de unas herramientas que contribuyen a la mejora de la actividad empresarial. Además, el avance tecnológico supone la generalización en el uso de aplicaciones de software que antes eran más propias de empresas grandes y ahora se extienden también a las pymes.
Pero un aspecto fundamental, sobre todo para las empresas más pequeñas, es la posibilidad de integrar todas estas herramientas, de manera que no se traten como elementos aislados. Al estar interconectados, se puede aumentar su potencia y aprovechar la ventaja que supone el disponer de un sistema único de gestión que permite el manejo de las distintas secciones de nuestro negocio.
Siete razones por las que debemos integrar los sistemas
1) Automatización de procesos. Las pymes españolas han de desarrollar su actividad con pocos medios, técnicos y humanos. La automatización de procesos que ofrece la integración, ayuda a que con menos esfuerzo se logre una productividad mayor. El hecho de que un sistema integrado pueda trasladar datos de unos elementos a otros ayuda a eliminar acciones que consumen tiempo y recursos de la empresa y que en los sistemas aislados no podemos evitar.
2) Optimización de la gestión de la información. La cantidad de información de la que dispone una pyme para el desarrollo de su actividad es enorme, por eso es importante una gestión óptima de la misma. La integración de sistemas ayuda a esa gestión porque supone una mayor organización y mejor accesibilidad a aquellos elementos clave que empresarios y trabajadores deben conocer para la mejora del negocio. La búsqueda de datos, la obtención de informes económicos o de gestión es mucho más ágil y simple en un sistema integrado.
3) Simplificación en la actualización de sistemas. Las mejoras constantes que se incorporan a los sistemas de gestión requieren una continua actualización de los mismos para adaptarse a las nuevas normas, requerimientos del mercado, etc. La integración ayuda a estos procesos de actualización, ya que simplifica la incorporación de nuevos elementos sin tener que acceder de manera individual a cada uno de ellos.
4) Reducción de costes. Tanto el coste de adquisición como el mantenimiento de los sistemas de gestión se reduce cuando se dispone de una unidad integrada en relación a elementos individualizados. De igual manera la incorporación de nuevos sistemas suele ser más económico cuando se tratan de unidades de una herramienta ya existente frente la la adquisición de una nueva aplicación individualizada.
5) Simplificación en la formación del personal. A la hora de que los trabajadores aprendan a manejar y gestionar los sistemas el proceso es más sencillo cuando éstos están integrados, teniendo que familiarizarse sólo con el uso de una o unas pocas herramientas. Algo que no ocurre si éstas están individualizadas, cuyo uso es muy diferente en casa caso y se necesita conocer los diferentes sistemas y su manejo.
6) Agiliza los procedimientos de mejora continua. Las herramientas de gestión son una de las bases en las que las empresas han de establecer procesos de mejora continua. La planificación y ejecución de determinadas estrategias de producción o ventas han de acompañarse de un control de resultados que ayude a detectar errores o desviaciones sobre los objetivos marcados. Si los sistemas de gestión están integrados ese control es más sencillo y rápido, lo que permite una mejor toma de decisiones a la hora de reorientar esas estrategias.
7) Permite simplificar la incorporación de nuevos sistemas o funcionalidades. La rapidez a la que evoluciona el mercado o los continuos cambios de uso o costumbres de los clientes obligan a las empresas a incorporar a su negocio nuevos sistemas o funcionalidades en sus herramientas de gestión. Incorporarlos en forma de aplicaciones individuales supone un problema y un consumo de recursos mucho mayor que añadir esas nuevas funcionalidades a un sistema que ya conocemos y que se integra en el mecanismo de gestión que ya venimos utilizando.
De todo esto podemos concluir que la integración forma parte de la empresa del futuro y obedece a la necesidad de la empresa de adaptarse a las exigencias del mercado y de modernizarse para ser competitiva.
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Imagen | Maria Elena