Recuerdo una rueda de prensa de Luis Aragonés, donde le indicaba a la traductora que le acompañaba cómo debía traducir sus mensajes, "Cortito y al pie", para no perder el hilo. Un grande Aragonés. Lo mismo se podría aplicar en el caso de los correos electrónicos en la empresa. Se reciben muchos, pero se leen completos pocos y se guardan casi todos. Por eso los correos electrónicos tienen que ser cortitos y al pie, fáciles de digerir.
Lo primero que sobra son alambicadas fórmulas de cortesía. Hay que ser educados, incluso cálidos en el mensaje, pero hasta un punto. En el caso de que ya hayamos cruzado varios correos con nuestro interlocutor a lo largo del día, vamos directamente a la respuesta.
El correo tiene que ser breve. Si tenemos mucho que contar, mejor anexar un documento, pero el cuerpo del mensaje es necesario que quede bien estructurado visualmente, con listas o diferentes párrafos donde se tocan los principales puntos que se quieren tratar. Evita así que etiqueten tu correo con un "leer más tarde" que muchas veces no se llega a leer completo nunca.
Mejor frases cortas y sencillas. Que sean fáciles de entender. Además una frase corta refuerza nuestro mensaje. De esta manera nuestro mensaje es más sencillo de recordar. Si nosotros lo tenemos claro, también lo tendrá nuestro remitente. Por cierto, mejor releer siempre antes de enviar y corregir faltas de ortografía.
Nuestro asunto tiene que ser lo suficientemente descriptivo. Esto ayuda a priorizar la lectura de los mensajes para el remitente. Si recibo un correo con el asunto factura no me dice nada. Si recibo un correo con el asunto "factura impagada límite xxx", ya estamos anunciando una urgencia, aunque no lo hayamos puesto en el propio asunto.
Para terminar, las confirmaciones de lectura o de entrega solo tenemos que solicitarlas en aquellos casos que sean necesarias. Si lo hacemos por defecto en todos los correos que enviamos, molestamos a los interlocutores y quitamos importancia al mensaje que realmente lo necesita.
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