Caminar entre dos aguas. Entre lo importante y lo urgente. Entre lo fundamental para un negocio y lo apremiante. ¿Cómo gestionarlo? ¿De qué manera evitar que la gestión del día a día se lleve a cabo con el ‘modo crisis’ activado continuamente? Pues, Dwight Eisenhower, trigésimocuarto presidente de los Estados Unidos, nos dio hace décadas la respuesta.
Estas frente a la lista de tareas. Tienes previsto un ‘menú’ de trabajos, en el que el trabajo de priorización ya está hecho. Comenzamos por lo decisivo, para ir cumpliendo con lo planteado. Pero, surge un imprevisto (o varios) y es urgente. ¿A qué acudir? ¿Cómo delimitar las tareas a las que prestar atención cuando la urgencia aprieta mucho?
La respuesta está en la llamada ‘Caja de Eisenhower’ (‘Eisenhower Box’). No es más que la estrategia que el presidente norteamericano, que gestionaba de manera concienzuda su productividad, seguía para abordar su trabajo diario. Un cuadro en el que la altura determinaba la importancia de la tarea y la anchura la urgencia. Este es el cuadro, extraído de este blog:
Lo sencillo siempre es mucho mejor para implementar en el día a día. Y él planteaba cuatro posibles combinaciones:
No es urgente y tampoco importante. Son esas tareas que pueden ser perfectamente prescindibles de la organización diaria y a las que, aún a riesgo de distraer la atención, hay que ignorar.
No es importante, pero sí es urgente. Para tus objetivos no es algo fundamental, pero sí requiere que se ejecute de inmediato. Y estos son trabajos que deberían ser delegados de manera directa a una persona o a través de herramientas de gestión.
No es urgente, pero sí es importante. Son tareas que no tienen la presión del reloj pero que pueden ser decisivas en el medio y largo plazo para el negocio. Por eso, se recomienda que se decida sobre ellas, se plantee cuándo hacerlas.
Es importante y, además, urgente. Es algo que hay que abordar ahora.
Y, aunque pueda parecer de perogrullo, a veces no es fácil distinguir entre lo importante y lo urgente. Normalmente, el primer grupo es el formado por trabajos que incidirán de manera decisiva en los objetivos, aunque no sea a corto plazo. El segundo lo forman esas tareas que suelen necesitar una cierta reacción por nuestra parte: llamadas de teléfono, confirmaciones, correos electrónicos, etc.
Todo esto es sobre el papel. Ahora hay que ponerlo en práctica y no siempre es sencillo hacerlo. La técnica del presidente Eisenhower puede servir de ayuda.
En Pymes y Autónomos | Las listas de tareas a examen: ¿Son realmente efectivas? Imagen | jimmyharris