Llega el momento esperado por muchas empresas. Acabadas las últimas obligaciones fiscales es el momento de tomarse un descanso. Cada vez son menos las que pueden permitirse cerrar y dejar la empresa sin actividad, pero todavía las hay. Pero antes de que llegue ese día vamos a ver nueve cuestiones a resolver en la pyme para irte de vacaciones tranquilo.
Dependiendo de la actividad que tengamos será más sencillo o tendremos que planificar mejor. Todos queremos irnos y desconectar, pero para evitar sorpresas inesperadas a la vuelta lo mejor es tener en cuenta algunas cuestiones.
1. Mensaje de ausente de vacaciones
Antes bastaba con poner un cartel en la puerta del local. "Nos vamos de vacaciones del día tal al cual..." Hoy en día las empresas son digitales y el mensaje de ausente por vacaciones tiene que propagarse de diferentes formas, desde el correo electrónico, a las redes sociales o el contestador automático de nuestra empresa.
2. Notificaciones de la Agencia Tributaria
No hay nada peor que volver de vacaciones y encontrarnos con un aviso de Hacienda. Además no se pueden presentar alegaciones porque ya se ha pasado el plazo. Para evitarlo la Agencia Tributaria dispone de 30 días naturales al año en las que el obligado fiscal puede solicitar que no se le entreguen dichas notificaciones.
3. Copia de Seguridad
Hay que tener una copia de seguridad de los datos, y si es posible de los sistemas antes de marcharse. Lo que menos nos gustaría es que a nuestra vuelta se haya producido un percance y encontrarnos con el culo al aire.
A ser posible esa copia tiene que estar custodiada fuera de las instalaciones de la empresa. Pongamos el caso de que en la empresa de al lado tienen un percance, se incendia y la nuestra se ve afectada. De nada nos servirá tener nuestra copia de seguridad al lado del servidor que se ha calcinado.
4. Optimiza tus equipos y el servidor
Si trabajas con ordenadores y llevas todo el año quejándote de que van lentos, es el momento de trabajar para que mejorar su rendimiento. Una optimización, borrado de temporales, mejora de su hardware en algún caso puede darles una segunda vida que se notará en la productividad de todo el año.
5. Comprueba el funcionamiento de los SAI
Los sistemas de alimentación ininterrumpida se utilizan para que en caso de caída de tensión los equipos conectados sigan en funcionamiento. Pero también para que un pico de tensión generado por una tormenta o un corte no afecte a los equipos conectados. Revisar su funcionamiento es básico para que todo este perfecto a nuestro regreso.
Si además tenemos que conectarnos de forma remota no estaría de más comprobar que todos los dispositivos esenciales para dicha conexión están conectados al SAI. De nada nos servirá si se corta la luz y nuestro router no está enchufado al SAI. Por mucho que el servidor siga en marcha no lograremos conectar hasta que no se recupere el suministro eléctrico.
6. Organizar pagos y cobros
Que nos vayamos de vacaciones no significa que los bancos dejen de funcionar. Y las finanzas de tu organización seguirán en marcha. Lo ideal en estos casos es que todo el tema de pagos y cobros quede organizado y con los fondos suficientes por si algo o alguien paga en sus obligaciones.
7. Si tienes que hacer obra o mejorar las instalaciones es el momento
Parar la empresa para mejorar las infraestructuras puede suponer una tortura a lo largo del año. Lo mejor es aprovechar en vacaciones para hacer estos cambios o mejoras. Aunque lo complicado en estas fechas es encontrar profesionales disponibles y alguien de confianza en los que delegar la ejecución de las mejoras.
8. No dejar proyectos a medias
Si cerramos no podemos dejar cosas a medias. En todo caso si tenemos un gran proyecto entre manos que abarca más tiempo es establecer un hito donde podamos parar antes de la llegada de vacaciones y un plan para retomar el trabajo a la vuelta. Todo lo pequeño mejor si está finalizado.
9. Planificar el regreso
Es fundamental que todo funcione a nuestra vuelta. No podemos pensar que basta con levantar el cierre. Es bueno volver un par de días antes para ver que todo está en orden. El suficiente tiempo para reaccionar si por cualquier motivo ha surgido un inconveniente menor y avisar a todo el mundo. Lo ideal es cumplir con la fecha que hemos dado a nuestros clientes de apertura tras las vacaciones.
En Pymes y Autónomos | Cómo planificar las vacaciones de verano (empresarialmente hablando)