Cuando hablamos de productividad en las empresas se suele poner el foco directamente en el trabajador. Y quizás es un planteamiento equivocado, o por lo menos incompleto. Porque muchos de los problemas que tiene la empresa para mejorar su productividad tienen que ver con la organización, asignación de tareas, sistemas para medir el trabajo o la calidad de éste.
Y también es algo cultural. Un empleado puede estar de nueve a cinco sin levantar los ojos de la mesa enfrascado en su tarea. Llega su hora de salida, recoge y hasta mañana. Otro empleado, ha llegado una hora antes, ha estado levantándose constantemente, es el rey de los pasillos y la máquina de café, cuando llega su hora de salir, todavía tiene trabajo pendiente que seguramente no acabará hasta que se vaya el jefe. ¿Quién es más valorado en la empresa?
Algunos problemas o carencias en la organización interna de la empresa
Voy a señalar sólo alguno de los más habituales en muchas empresas:
Tenemos un horario de atención al cliente que cumplir, algo que me parece perfecto, pero esto no significa que en las horas donde sabes que no va a entrar nadie, no tengamos tareas preparadas para realizar en este momento. Es imprescindible medir este flujo de clientes en las horas valle de nuestro negocio o empresa para poder organizar otras tareas de backoffice para hacer en este horario.
El teletrabajo no se implanta porque es un lío organizar así el trabajo. Además, ¿quién nos dice que están trabajando en su casa las horas que corresponde? En ese caso tenemos un problema. Si un trabajador es capaz de hacer una tarea en media hora y en la oficina dobla el tiempo que dedica a ella, estamos haciendo algo muy mal. Es imprescindible medir de forma adecuada el tiempo que nos lleva cada tarea que tenemos asignada.
Internet es una fuente de distracción. Y aquí lo consideramos en un aspecto amplio, tanto desde el ordenador del puesto de trabajo como desde el smartphone particular del empleado. Internet es una herramienta que nos ahorra mucho tiempo, si se utiliza para el ocio personal, es que no se está dimensionando bien este puesto de trabajo y el empleado puede realizar más carga de trabajo de la que tiene asignada.
No se mide la calidad del trabajo, donde la labor de supervisión muchas veces no se realiza de forma adecuada, ya sea de forma interna o, si es necesario, por parte de una empresa externa. Esto hace que muchas veces se pierda el tiempo y las tareas se hacen en el último momento, de forma rápida y de cualquier manera.
No se da prioridad a las tareas, simplemente se dice lo que tenemos que hacer, pero no se organiza el día a día. De nada sirve una reunión trimestral si no se realiza un seguimiento en corto de las tareas y se da prioridad a las más importantes.
No se implantan flujos de trabajo eficaces, que permitan que el trabajo de un departamento suponga un complemento para otro con el que tiene relación, no una carga extra. Si los flujos están bien definidos, engrasados y estructurados, cada departamento realiza su trabajo y ahorra tiempo al resto de la empresa.
La empresa no cuenta con las herramientas adecuadas por lo que muchas veces se está trabajando de forma ineficaz, haciendo el mismo trabajo varias veces, o sacando adelante el mismo a base de echar horas y horas. Es importante contar con una herramienta que nos ahorre tiempo, no que nos de más trabajo del que nos quita.
Empleados y jefes tienen distintos objetivos que cumplir. En muchas empresas se establecen incentivos como forma de motivación para lograr un objetivo. Pero a veces se priman objetivos diferentes en empleados y jefes, de forma que cada uno tira para su propio interés y al final no se cumple ninguno de ellos.
Los objetivos no son realizables y los incentivos no son atractivos. La motivación para los empleados, para que mejoren en su productividad simplemente significa que tenemos que conseguir convencerlos que hagan algo que realmente no quieren hacer. Un esfuerzo extra sobre lo que consideran aceptable. Si los incentivos que se ofrecen no parecen alcanzables o no son atractivos, no supondrán una motivación extra.
Mejorar la productividad supone un esfuerzo que muchas empresas no quieren asumir
La sensación que me queda en muchas empresas es que mejorar la productividad no es una prioridad. Ya hay una dinámica creada que es complicado romper y cuando llegan cargas de trabajo más altas, simplemente se echan más horas, pero no se trabaja de forma más eficaz, se busca una mejor organización, etc.
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