Cuando un autónomo crea su negocio, sobre todo si es su primera empresa, no tardará mucho en darse cuenta que uno de los activos más valiosos de los que dispone es su tiempo, ya que este es finito, y saber aprovecharlo al máximo se traduce en una mayor productividad.
No se trata de matarse a trabajar las 24 horas del día, sino de implementar unos hábitos, unas herramientas y un control en tu gestión para que el tiempo del que dispones sea útil, práctico y conlleve resultados eficientes.
Valora tu tiempo
Una de las premisas básicas para exprimir las posibilidades de tu negocio al máximo es empezar a valorar tu tiempo. Pero ¿cómo hacerlo? Podemos plantearlo desde dos perspectivas:
Una perspectiva interna: estableciendo el coste de cada acción que haces en tu empresa para generar cada producto o servicio de los que vendes, y poniendo el foco ?una vez determinado este coste? en lo que más rentabilidad genera. De esta manera puedes saber cuánto aporta cada tarea de las que haces a la cadena de valor de tu empresa. Mide el tiempo que tardas y el coste directo que lleva aparejado cada una de las partes y podrás tener una aproximación de su importancia y de cómo mejorarla.
Desde una perspectiva externa: puedes valorar el coste de adquisición de cada cliente, entendido como la inversión económica y en tiempo que haces para que un consumidor potencial se convierta en cliente. Lo ideal es intentar agrupar los clientes por características o por el tipo de acciones que realizamos con ellos, teniendo en cuenta cuáles son más rentables para nosotros.
Exprime la tecnología al máximo
Elige bien y exprime las herramientas de las que te rodeas. Es vital el momento de la elección de la inversión inicial, debiendo definir previamente para qué vamos a usar la herramienta en cuestión y, desde esa base, estudiar muy bien su potencial máximo para poder sacarle todo el partido posible.
Igualmente, no solo hay que prestar atención a la adquisición de la tecnología, sino que una vez tenemos dichas herramientas en nuestra empresa, debemos centrarnos en sacarles el jugo, pudiendo mejorar nuestros procesos e incrementar la productividad fácilmente a través de simples cambios.
Si, por ejemplo, nos fijamos en los servicios de impresión de HP, se pueden configurar muchas de las opciones de sus equipos. Dentro de la gama HP OfficeJet Pro podemos realizar impresiones Wi-Fi desde cualquier dispositivo, utilizar el Pull Printing, que permite a los usuarios recuperar los trabajos de impresión desde cualquier dispositivo conectado a una red, poder hacer un seguimiento de los costes de impresión, optimización de quién puede y debe imprimir en color, configurar tareas de impresión autónomas en horarios en los que no estemos en la oficina, etc.
No te quedes fuera de la nube
Si muchas de las empresas están mejorando por la gestión en la nube, ¿por qué vas a ser menos? Utilizar herramientas como Google Drive o Dropbox puede convertirte en omnipresente para tu negocio, compartiendo todos tus documentos con tus empleados y colaboradores y favorecer así todo el trabajo en remoto con más flexibilidad. Como autónomo, no te puedes permitir que tu empresa esté ligada a un espacio físico si no es 100% necesario.
Empieza a cambiar cómo haces las cosas
Cambiar los hábitos es uno de los principales retos de los autónomos que sienten que desaprovechan su tiempo. No es un proceso rápido e inmediato, pero con pequeñas modificaciones en tus rutinas y formas de hacer las cosas puedes obtener muy buenos resultados para aprovechar tu tiempo.
Evita la multitarea: el emprendedor tiende a hacer muchas cosas a la vez y no terminarlas o hacerlas a medias, cayendo en un grave error, ya que hay tareas que necesitan de toda nuestra atención para completarlas satisfactoriamente. En este sentido, debes evitar las distracciones. Huye de tu smartphone, no hay que mirarlo continuamente, ni acudir a la llamada de esas notificaciones push que tienes configuradas.
Prioriza y crea listas: deja de procrastinar. Aprender a elegir tus prioridades te ayudará a organizar tus tareas de tal manera que puedas llevar a cabo las más importantes y no perder ese tiempo tan valioso en las que menos van a repercutir en tu día a día. En este sentido, puedes usar alguna aplicación como Trello que libere tu cerebro para tareas más creativas que recordar, aunque con ello te planteamos una advertencia: no caigas en el error de perder mucho tiempo en hacer una lista de tareas detrás de la otra. Sé eficiente y elabora esta lista cuando la cantidad de ítems que vayan a formarla sea demasiado alta para recordarlos correctamente.
Céntrate en lo que sabes hacer bien: está más que demostrado que solo debes ocuparte de lo que mejor sabes hacer, y todo aquello que no domines es una fuente de improductividad o de mala gestión de tu negocio. Por ello, debes empezar a saber delegar, buscarte colaboradores o subcontratar aquello que sin ser el core del negocio, tanto en tiempo y dinero, te compense: gestoría, redes sociales, fuerza de ventas, etc.
Mejora tus hábitos: entre ellos intenta madrugar, organiza claramente tu jornada y haz deporte, que, aunque no te guste mucho, te dotará un mayor nivel de desconexión del trabajo, te hará sentir mejor a medio plazo e incrementará tu creatividad.
Aplica técnicas de incremento de productividad
Profundiza en todo aquello que has descubierto que te funciona y que impide que malgastes el tiempo y emplea técnicas para mejorar la productividad de tu negocio.
No malgastes el tiempo: sigue el Principio de Pareto, que podemos resumir en cómo lograr que el 80% de los resultados proceda del 20% de los esfuerzos realizados y del tiempo invertido. Parece sencillo ?aunque sea una de las metas más complejas que cumplir?.
Empieza a medir: necesitas tener indicadores de todo lo que haces, y es que lo que no se mide, no se mejora, tal y como dijo el matemático británico William Thompson hace más de 150 años. No se trata de tener innumerables indicadores, sino un número determinado de ellos que te permitan tener una visión clara de tu negocio.
Aprende de los japoneses: métete de lleno en indagar cómo haces las cosas y mejora tus procesos. En una de sus técnicas, y que repercuten en la productividad, el denominado método de las 5S, establecen cinco campos de mejora, basados justamente en las siglas que definen cada uno de los principios:
- Seiri: clasificar, organizar, arreglar apropiadamente.
- Seiton: orden.
- Seiso: limpieza.
- Seiketsu: limpieza estandarizada.
- Shitsuke: disciplina.
Finalmente, por muy pequeño que sea tu negocio, tienes que planificar, ya que es la clave para minimizar las urgencias y dejar el menos espacio posible a la improvisación, como gran ladrón de tiempo; párate a pensar y planificar todo lo que tienes que hacer, para que no pierdas de vista la meta que quieres conseguir.
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