Para muchas empresas llega el momento de tomarse un descanso. Pero antes de poner el cartel de cerrado en agosto, es importante irse con la tranquilidad de saber que tenemos los deberes bien hechos. Por eso vamos a ver las tareas básicas a realizar en los sistemas informáticos de la empresa antes de irse de vacaciones.
Porque durante el año muchas veces no tenemos el tiempo necesario para afrontar estas tareas. Por eso, es imprescindible, al menos una vez al año, hacer un pequeño repaso que nos asegure que a la vuelta todo estará bien y podremos afrontar la segunda parte del año con garantía.
1. Inventario
Es algo que nunca se acaba de llevar del todo al día. Verificar nuestros sistemas, los programas que tiene instalado cada equipo, que cumple con las necesidades del puesto o los periféricos que tenemos en nuestra red.
Puede que durante el año se haya incorporado algún equipo nuevo de forma apresurada, que otros se hayan potenciado o mejorado o en algún caso alguien le dio a la opción de actualizar a Windows 11. Mejor tenerlo todo registrado.
2. Actualizar sistema y programas
Y con esto llegamos al segundo paso. Mantener actualizados equipos y programas. Esto debería ser una tarea mensual, pero no siempre se realiza adecuadamente. Especialmente en los sistemas más críticos, como los servidores, que no siempre se pueden parar para actualizar y reiniciar.
Lo mismo ocurre con los programas que tenemos instalados. En muchos casos hay nuevas versiones disponibles que corrigen errores o problemas de seguridad, motivo más que suficiente para mantenerlos actualizados.
3. Cambiar contraseñas
En muchas empresas pequeñas las contraseñas no se cambian cada mes como sería recomendable, sino que se mantienen a lo largo del tiempo. Al menos, una vez al año sería recomendable hacer un cambio en todos los usuarios.
La cuestión aquí es que muchas veces si lo hacemos antes de irnos de vacaciones corremos el riesgo de no recordarla a nuestra vuelta. Lo mejor en estos casos es que quede anotada en cualquier libreta o agenda que siempre tengamos a mano.
4. Hacer una copia de seguridad completa y comprobar que funciona
Las copias de seguridad son una obligación. Muchas empresas las realizan regularmente y son muy disciplinadas. Pero no todas comprueban que las copias están funcionando tal y como esperamos.
Es fundamental realizar una copia completa de todos los datos. A ser posible incluso una completa también de todo el sistema. Y asegurarnos que podemos recuperar información. Por supuesto, estas copias tienen que quedar a buen recaudo y nunca conectadas a ningún dispositivo por si sufrimos un ataque cuando estamos de vacaciones.
5. Limpieza, ordenado del equipo y cableado
Los equipos informáticos acumulan suciedad en su interior. Y esto acaba por afectar a su rendimiento. Al menos una vez al año es conveniente abrirlos y retirar la suciedad con la ayuda de una pequeña brocha o aspiradora.
Un segundo aspecto importante es mantener el cableado bien ordenado. Esto es algo que suele realizarse cuando se ha monta el equipo por primera vez, pero que después poco a poco se va degradando y desordenando, dejando una imagen poco gratificante en los puestos informáticos de la empresa.
6. Limpieza de archivos, no más síndrome de Diógenes digital
Si lo trasladamos al tratamiento de la información el mismo efecto se produce al guardar datos y archivos. Tenemos la tendencia a acumular mucha más información de la que necesitamos y todo esto provoca una gran pérdida de tiempo a lo largo del año.
Además hace que la copia de seguridad tarde mucho más tiempo del que debería y ocupe más espacio, lo que en ocasiones se traduce en que podemos tener un número de copias menor. Hay que revisar qué datos estamos guardando y si todo es útil o no, porque se acumula por si acaso y se mantiene durante años información y datos que realmente no sirven para nada.
7. Depurar la base de datos de clientes
Esta es otra de las labores, en este caso del departamento comercial, que debería llevarse al día, pero que no siempre se realiza un mantenimiento correcto. Y tenemos muchos contactos en nuestra base de datos desactualizados, que ya no resultan útiles y que lo único que hacen es hacernos perder tiempo.
8. Programar inversión en renovación de equipos
Toda empresa debe tener una partida en su presupuesto para la renovación de los equipos informáticos. Y se debe gastar de forma eficiente, mejor programando los cambios cuando sea más interesante para la empresa que esperar a que los equipos dejen de funcionar teniendo que acudir al mercado de urgencia y, por lo general, sin poder elegir la mejor calidad precio.
Hay equipos que hemos visto en nuestro inventario que nos toca renovarlos, otros que vamos a tener que potenciar, necesidades de equipamiento para los empleados que teletrabajan, o también evaluar cambios de mayor calado que impliquen sistemas críticos como los servidores de la empresa.
9. Probar Windows 11 y su funcionamiento en nuestros sistemas
En este sentido la llegada de Windows 11 a la empresa ya es un hecho. Normalmente a las empresas no les gusta ser los primeros en probar un nuevo sistema y suelen esperar un tiempo prudencial a que el nuevo sistema esté más pulido.
Es el momento de empezar a probar y ver si Windows 11 nos da todo lo que necesitamos. Y cuidado aquí que viene sin Internet Explorer y puede que algún trámite con la administración electrónica todavía requiera de tener instalado este navegador.
10. Las redes sociales no se van de vacaciones
Cada vez son menos las empresas que se marchan de vacaciones y cierran. Pero si es el caso no podemos dejar las redes sociales sin actualizar un mes. Es importante seguir manteniendo alguna publicación, que podemos programar con tiempo para de dejar un vacío constante.
11. Planea la actualización de tu página web
También es el momento de echar un vistazo a nuestra página web. No se trata de renovar la página, pero si hacer que esté actualizada. Muchas veces hemos cambiado de personal, tenemos una nueva gama de productos o servicios, etc. Y todo esto debería reflejarse en la web corporativa.
12. Haz un test de seguridad de tus sistemas
La seguridad en la empresa cada vez es más complicada de mantener. No se trata solo de problemas que podemos sufrir por un ataque, sino tener previsto un plan de contingencia que nos ayude a recuperarnos lo antes posible.
Y en verano es el momento perfecto para verificar este plan, ver sus puntos débiles, hacer pruebas de estrés, saber cuánto tiempo podemos tardar en recuperarnos de un problema o cómo nos afectaría diferentes escenarios de vulnerabilidad.
13. ¿Y qué pasa con la LOPDGDD?
Por último, no podemos dejar se repasar el cumplimiento de la LOPDGDD. Los cambios que se han ido introduciendo en la empresa a lo largo del año tienen que estar reflejados en la manera en cómo protegemos nuestros datos personales.
Se trata de realizar cambios pero sin comprometer la seguridad de los datos. Y esto no siempre se tiene en cuenta, especialmente en las empresas más pequeñas donde muchas veces los trabajadores pueden instalar programas sin ningún control.