Cuando tenemos que cubrir alguna necesidad en el ámbito laboral lo que suele ocurrir en muchos momentos es utilizar aquellas herramientas, aplicaciones o servicios de los que ya utilizamos en nuestra vida cotidiana. Pero lo cierto es que el uso de herramientas de uso personal en entornos laborales no siempre es buena idea. Aquí no funciona el más vale lo malo conocido....
Se utilizan porque normalmente son aplicaciones universales, que todo el mundo conoce y utilizan. Esto implica que la curva de aprendizaje es casi nula. Lo malo es que no siempre son las más adecuadas para un entorno laboral, ya sea porque no respetan la licencia de uso para algo personal, o simplemente porque no cumplen con las normativas de seguridad establecidas en la organización.
Un ejemplo muy extendido es el uso de Dropbox, donde es un servicio muy útil, que tienen muchos empleados para intercambiar archivos entre diferentes equipos de forma rápida y sencilla. También se puede utilizar con clientes o con terceras empresas. El problema es que es un agujero para el robo y pérdida de datos sin control en las empresas o un problema si los archivos que se trasladan a este disco virtual contienen datos personales y el cumplimiento de la LOPD.
Otro ejemplo es WhatsApp, donde te encuentras que el canal de comunicación es muy fácil de utilizar, pero luego los clientes se toman determinadas licencias que no corresponderían. Es cierto que el trato puede ser más informal, pero tampoco podemos pensar que se deben enviar mensajes a cualquier hora o no respetar los descansos durante los fines de semana.
En muchos casos al ser gratuito su uso se ponen en marcha rápidamente, pero esto no implica que sean las mejores opciones para la empresa, incluso entre las diferentes opciones gratuitas que se pueden implantar. Existen otras herramientas que van a dar más funcionalidad o versiones de estas mismas que se están utilizando que están enfocadas a cumplir con su función, pero a la vez preservando la seguridad de la organización.
No hay que tomar las decisiones tan a la ligera, sobre todo si luego no queremos llevarnos sorpresas desagradables viendo como alguien que ha abandonado nuestra organización sigue teniendo acceso a determinados archivos, se ha llevado la agenda de contactos comerciales, etc. simplemente por el hecho de utilizar sin ningún control herramienta de uso personal.
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