Desde el pasado 1 de noviembre de 2010, todas aquellas personas físicas o sociedades mercantiles que emitan facturas a las Administraciones Públicas del Estado han de hacerlo mediante el sistema de factura electrónica. Esta medida se refleja en la Ley 30/2007 que regula la contratación del Servicio Público, más concretamente en la disposición final 9ª.
Esta medida pretende fomentar, inicialmente a través de la facturación a la Administración del Estado e intentando extender su uso al resto de operaciones mercantiles, la utilización de este sistema electrónico de emisión, envío y recepción de facturas.
La factura electrónica es el documento emitido, firmado y transmitido desde los proveedores a los clientes y que sustituye al la factura tradicional. Hay que hacer constar que no es una factura normal que se envía por medios telemáticos, sino que es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles a las facturas tradicionales y que incorpora un certificado digital que la autentifica. Obviamente ésta se transmite posteriormente por medios telemáticos.
El formato del documento es libre pero siempre teniendo en cuenta que es necesario que refleje los datos obligatorios como cualquier factura en papel. Se recomienda utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido, ya que el receptor ha de abrir el fichero y verificar los datos, validando la firma electrónica, por lo que el formato de la factura ha de ser compatible con el software del receptor, por eso es mejor utilizar archivos pdf, doc, xls, html ,xml, etc. Además el uso de un formato de documento standard posibilita la integración del documento en las herramientas de gestión habituales.
Este sistema implica una mayor rapidez en el envío, reduce los errores en la facturación, el gasto de papel y envíos y aumenta la seguridad, al desparecer las posibilidades de falsificación o pérdida del documento. Además si trabajamos con entidades financieras que admitan este soporte podemos tener acceso a productos como el confirming o factoring de manera instantanea.
Eso sí, su puesta en marcha no sólo depende de la empresa, ya que por mucho que ésta quiera implantarlo, si sus clientes o proveedores no lo hacen no servirá de nada. El habitual rechazo al cambio, la no generalización del uso de los sistemas informáticos y de comunicación telemática en las empresas y la desconfianza o el desconocimiento de este procedimiento son los principales obstáculos para que el uso de este nuevo método de facturación se extienda rápidamente.
En Pymes y Autónomos | Muy pocas pymes españolas utilizan la factura electrónica
Imagen | Andres Rueda