Trabajamos online, con la información cifrada en un servidor que está ubicado en una ubicación remota, para estos fines de dudosa legalidad, pongamos que fuera de la legislación de la Unión Europea. Accedemos mediante una VPN, con una conexión cifrada y a la vez también establecemos un cifrado de la información en el almacenamiento.
No se trata de dar ideas, pero parece sensato que si no queremos que encuentren determinada información, lo mejor es que no esté almacenada en el ordenador. No por tener una carpeta, dentro de un árbol de carpetas anidadas donde al final ponemos "Contabilidad B" va a ser indetectable. Basta con hacer una simple búsqueda de hojas de cálculo, ir a documentos recientes, donde seguramente tendrás un acceso directo, etc.
Cómo borrar la información de forma segura
Además borrar la información de forma segura, para que no sea recuperable no es ni tan sencillo, ni sobre todo, tan rápido. Sobre todo si utilizamos discos duros tradicionales, de los magnéticos. Cuando enviamos un archivo a la papelera y luego la vaciamos no significa que hayamos borrado la información.
Voy a poner un ejemplo sencillo. Pongamos que hemos escrito una página con lápiz y decidimos borrarla. Tenemos una página en blanco para escribir, pero si pasamos el propio lápiz sombreando tendremos marcado lo que habíamos escrito. Lo mismo ocurriría con la información que hemos borrado del disco duro.
Si vaciamos la papelera, lo único que hacemos es dejar la hoja en blanco, no eliminar los datos. Dicho de otro modo, el sistema ha marcado los sectores del disco duro donde estaba la información como utilizables, pero si no se escribe en ellos, la información seguirá siendo accesible con cualquier programa de recuperación de datos.
Para hacer un borrado seguro tenemos que escribir en dichos sectores varias veces, cuantas más veces sobrescribimos, más complicado será recuperar la información. Para ello se utilizan distintos algoritmos y programas específicos de borrado seguro. Y este proceso lleva su tiempo, no es instantáneo por lo que tardará bastante en función del número de veces que sobreescribimos la información y la cantidad de datos que queremos eliminar.
Este proceso será más rápido y más complicado de recuperar si utilizamos en nuestros equipos discos SSD para el almacenamiento, con una tecnología similar a las memorias USB. Estos no son discos magnéticos y recuperar la información es algo más complicado, aunque no imposible. Así que si os sentís tentados a contratar una empresa que os facilite un programa con un botón del pánico, sabed que no es instantáneo.
Y a todas estas que no tengamos una copia de seguridad en un CD/DVD, fuera de la empresa, como copia de seguridad ante catástrofes. Entendemos que si tenemos capacidad de eliminar todos los datos, también lo haremos con las copias de seguridad que tenemos almacenadas en la propia empresa.
En Pymes y Autónomos | ¿Cómo borrar datos de forma segura? [Infografía]
Imagen | KUERT Datenrettung