En muchas organizaciones ha existido la reunionitis. Se trata de reuniones, encuentros, meetings, llamémosle como queramos que se convocan de forma frecuente, pero que además se alargan hasta el infinito y más allá. Y lo que es peor, sin sacar nada productivo de ellas. No es raro entonces que las videoconferencias sean la nueva forma de procrastinar en épocas de teletrabajo.
Y es que muchos han trasladado al mundo virtual estos encuentros y han descubierto que pueden tener estos encuentros a través de videoconferencia con gente que se encuentra distanciada. No ya durante el confinamiento, sino que ahora lo extrapolan a sedes remotas con las que antes no tenían este tipo de encuentros. Lo malo es que la dinámica de pérdida de tiempo continúa igual.
En primer lugar porque no se define un orden del día, no se crea un acta de la reunión, ni después de la misma se envía con los acuerdos o las decisiones que han salido de dicho encuentro. Por lo tanto no se llega a ninguna conclusión, no se cierran temas pendientes y se entra en una rueda en la que se vuelve a convocar otro encuentro para tratar estos problemas.
Al final esto lleva inevitablemente a un hartazgo generalizado. La sensación de que se está perdiendo el tiempo y en lugar de estar dándole vuelta a lo mismo tenemos una pila de tareas sobre nuestro escritorio. Lo malo es que las videoconferencias son todavía más proclives a que se den este tipo de situaciones.
No quiero decir que no sea una herramienta a la que las empresas no le puedan sacar jugo. Pero para ello no podemos trasladar los vicios y malos hábitos de las reuniones de empresa presenciales. Si la utilizamos bien, ahorraremos muchos viajes y mucho tiempo, de lo contrario será otro ladrón de tiempo más en la empresa.
Con las videocoferencias mi experiencia es que hay que ser muy estrictos. El moderador tiene un papel fundamental, para otorgar la palabra, para cortar cuando sea necesario, para gestionar el tiempo. Es fundamental que sean cortas en el tiempo, a poder ser de menos de 15 minutos para que todo el mundo vaya al grano. Y dentro de lo posible de no más de 5 asistentes. Mejor convocar más videocoferencias con pocas personas, que una larga, que incluya a mucha gente y que sea eterna e inútil.
Imagen | Julia M Cameron