En mi empresa seguimos trabajando de la manera tradicional, una oficina donde acuden los empleados a trabajar cada día. Tenemos un servidor donde alojamos las aplicaciones que manejamos en nuestro día a día todos los datos. Durante años este modelo nos ha ido bien, pero ahora nos hemos visto obligados a cambiar. Por eso hemos tenido que echar cuentas para pasar a los empleados a teletrabajo.
Tal y como lo hemos planteado hoy por hoy cada empleado va a pasar un número indeterminado de horas trabajando desde su casa, bien sea por cuestiones pandémicas, para facilitar la conciliación personal y laboral o para resolver mejor una acumulación de tareas puntual. La mayoría prefiere conectarse desde casa a trabajar desde la oficina en estos casos.
El modelo de trabajo remoto
Los costes de conexión
Al ser un modelo de teletrabajo híbrido lo que queríamos primar es que cada usuario tuviera siempre el mismo entorno. De esta manera lo más lógico fue implementar una VPN para que cada usuario desde su casa se conectara de forma segura a su equipo de la oficina a través del escritorio remoto. Para poner en marcha esta solución apostamos por adquirir un router VPN que nos facilito nuestra empresa informática .
Somos unos 20 trabajadores aproximadamente, aunque no todos van a utilizar la VPN a la vez. El coste del router, un TP-Link TL-ER6120
más la configuración y puesta en marcha de las conexiones en los equipos remotos fueron unos 300 euros. Con esta parte ya teníamos solucionado el acceso de forma segura a cada puesto de la oficina.
Todos los empleados tenían conexión a internet contratada en sus hogares, y al no realizar más de un 30% de la jornada laboral en principio en modelo de teletrabajo, la empresa no se hacía cargo de parte de dicha factura, así como de los consumos eléctricos que tuviera cada empleado.
Los costes de equipos de conexión
El problema principal era que necesitábamos tener los equipos encendidos, pero lo solucionamos programando el inicio automático a primera hora de la mañana para que no tuvieran que quedarse siempre conectados. Ya teníamos solucionado el problema de la conectividad, pero no todos los empleados disponían de un equipo para conectarse desde su casa.
Por este motivo tuvimos que adquirir 6 portátiles para los diferentes departamentos. El coste en este caso fue de 645 euros por unidad. En principio no requerían de una gran potencia, al ser equipos qué únicamente iban destinados a ejecutar el escritorio remoto. Igualmente también tuvimos que actualizar licencia del antivirus corporativo, que tenía un coste de 30 euros por equipo.
Los dispositivos portátiles iban rotando en función de quién tuviera necesidad de conectarse en cada momento. Cada departamento tenía su usuario y perfil. Algunos empleados llevaban a cabo la conexión desde sus propios equipos personales, que fueron debidamente verificados y revisados por nuestra empresa informática.
Por último, debido a un uso más intensivo de teletrabajo nos vimos obligados a adquirir pantallas de 24" extras a las ya disponibles, de manera que cada empleado tuviera 2 pantallas de 24" en la oficina y si tenía que trabajar desde casa de forma habitual, pudiera llevarse una para conectar o a su equipo de casa o al portátil correspondiente. En total compramos 11 pantallas, con un coste de 130 euros por cada pantalla.
Las nuevas incorporaciones
Lo cierto es que el modelo de teletrabajo nos ha permitido plantear las nuevas incorporaciones de forma diferente. Por espacio, si queremos contratar más personal no tenemos mucho margen y necesitamos alquilar una oficina más amplia. Esto supone un problema, no tanto de costes, como de cambio de ubicación y traslados. No es sencillo.
El teletrabajo nos ha permitido ampliar plantilla cuando lo hemos necesitado con puestos flotantes. Son empleados que no siempre vienen a la oficina a trabajar, que en este caso si lo hacen mayoritariamente desde su hogar. En estos casos además de la conexión VPN hemos tenido que contratar programa que nos permite que varios usuarios se conecten de forma remota al mismo equipo y puedan trabajar a la vez. Empezamos con 5 licencias que tenían un coste de 200 euros.
También tuvimos que adquirir 5 portátiles nuevos ya que estos empleados iban a conectarse de forma habitual con estos equipos. El coste de hardware, licencias de antivirus, programas de gestión, etc. fue de 950 euros por cada puesto de trabajo. En este caso al ser un puesto que desarrolla más de un 30% de la jornada de forma remota, el acuerdo al que llegamos era pagar la mitad de su conexión de fibra, con un coste estimado de 30 euros por usuario.
¿Sale rentable el teletrabajo?
Si tenemos en cuenta que para los 20 empleados que ya tenía la empresa el coste total era de unos 7.580 euros anuales en total, desglosados en:
- Comunicaciones remotas, 300 euros
- Portátiles y pantallas, 5780 euros
- Antivirus, 180 euros
Si dividimos por cada usuario y tenemos un periodo de amortización de dos años nos deja un coste mensual de 12 euros al mes. Solo con el ahorro que ha supuesto para nosotros en mejora de absentismo laboral y de la productividad está más que amortizado en nuestro caso.
Para los empleados que desarrollan su puesto de trabajo en su mayor parte fuera de la oficina los costes son diferentes. En este caso hablamos de 5 empleados, cuyos costes son:
- Comunicaciones remotas, 200 euros
- Portátiles y pantallas, 4.750 euros
- Antivirus, 180 euros
Esto hace un coste por usuario y mes. En este caso amortizamos en tres años con un coste total de 28,5 euros al mes, a lo que tenemos que sumar el coste de 30 euros por usuario de fibra mensual. Es un coste más elevado, pero nos permite ampliar plantilla sin tener que ampliar la oficina, lo que al final nos compensa dichos costes.
Será a partir del segundo y tercer año, donde el nuevo hardware que hemos adquirido esté completamente amortizado cuando empiece a ser más rentable el modelo de trabajo flexible. Igualmente con las nuevas incorporaciones que son fundamentalmente remotas nos ha permitido acceder a un perfil de trabajador que hasta ahora no estaba en nuestro presupuesto. También tenemos más flexibilidad a la hora de conciliar y esto es algo que agradecemos tantos lo responsables de la empresa como los propios empleados.
Quizás el momento, no muy lejano a cuatro o cinco años vista, en el que tengamos que cambiar el servidor será el más adecuado para plantear un modelo de trabajo ya implantado en la nube, más flexible y sin depender tanto de la ubicación, donde todos mantengamos el portátil como elemento de conexión básico y evitemos de esta manera tener duplicidad de algunos equipos.
Imagen | RODNAE Productions en Pexels