La pandemia ha impulsado los planes de digitalización de las empresas, algunas de las cuales se ha visto obligada a acelerar este proceso. Sin embargo, a pesar de este salto cualitativo, todavía existen muchos pasos que dar, especialmente en lo que a los gastos de viaje se refiere, tickets y facturas se refiere.
En concreto, todavía más de la mitad de las empresas (el 52 por ciento) procesan los tickets de viaje, restaurantes, y otros gastos de empleados a mano, según Informe de Tendencias de la gestión de gastos 2021, publicado por Emburse Captio.
Esta forma de procesamiento de la información no solo conlleva altos costes, falta de control y una visibilidad inadecuada de los gastos, sino que genera retrasos en la aprobación y rembolso de los gastos. En un tercio de las empresas, este retraso asciende hasta 8 días o más.
Eso sí, el 85 por ciento de las organizaciones son conscientes del grave error que supone mantener este tipo de sistemas, y ya planean cambiar de soluciones basadas en la nube. Esto es especialmente relevante en un contexto de teletrabajo, que ha puesto en evidencia las deficiencias de los sistemas manuales.
En general, una mayor digitalización de las empresas tiene como resultado un mejor gestión de los gastos de viaje. Entre las ventajas que se podrían conseguir, detalla el informe, se encuentran una mejora en los índices de cumplimiento de los empleados en relación con las políticas de viajes, proporcionar una solución que se pueda gestionar desde cualquier lugar o mejorar la creación de informes y los análisis sobre el gasto de T&E.