La virtualización lleva ya muchos años en las empresas. Pero todavía hoy hay muchas organizaciones que no le sacan todo el partido. Normalmente cuando hablamos de este concepto pensamos en un ordenador o un servidor que trabajan como una máquina virtual, un software y unos datos, que nos permiten hacer que trabaje en diferentes tipos de hardware, con las ventajas que esto supone al no depender de una máquina física. Pero también se virtualizan infraestructuras y hoy vamos a ver lo que supone para las empresas montar una centralita virtual, qué es y cómo puede ayudar a la digitalización de las pymes.
Hasta hace no mucho las empresas convivían en sus sala de comunicaciones con redes RDSI, redes de cobre de antiguas ADSL y también para los números de teléfono. Y por supuesto una gran centralita telefónica programada para ordenar y gestionar llamadas, orden de entrada, cómo salta al siguiente puesto o el contestador, entre otras cosas. Durante años ha sido una infraestructura crítica en las empresas.
La centralita virtual en la pyme
La centralita virtual no es otra cosa que un programa de software, que encarga de realizar todo este trabajo sin necesidad de tener físicamente una centralita en nuestro armario de comunicaciones. Para muchas pymes, solo el ahorro que supone cuando toca renovar ya supone una de las principales ventajas para la empresa.
La mayoría de las centralitas virtuales integran un pago por uso, un pequeño coste asociado a la cantidad de números de teléfono que tienen que gestionar, ya sean estos fijos o móviles. Como siempre en empresas pequeñas y muy asentadas, con años de experiencia saben que a la larga invertir en una centralita propia puede que les salga más rentable.
La gestión de la centralita virtual es clave para el éxito de su implantación
Pero hay otras ventajas que pueden ser de interés para las pymes. Comenzando por una gestión más sencilla e intuitiva. Con la centralita física lo más habitual es que cuando había que poner en marcha una nueva extensión, cambiar la programación de horarios o cómo entran las llamadas hubiera que llamar a un técnico, con los costes asociados que tiene.
La centralita virtual suele tener un programa asociado para su gestión, normalmente en la nube. Esto facilita mucho el día a día en la empresa, pero también la escalabilidad de la empresa. No nos limitamos si tenemos que crecer y partimos con ocho puestos de trabajo, pero al cabo de un año nos ha ido bien y somos 20 en la compañía.
Un aspecto a considerar es la programación de cómo pasan las llamadas, si tenemos a una persona en recepción que se encarga o preferimos automatizar el proceso a través de las opciones de "si quiere hablar con el departamento de facturación pulse 1...".
Aunque puede ofrecer una imagen más profesional, para muchos clientes resulta más frío y prefieren hablar directamente lo más rápido posible con alguien de la empresa. Hay que tener en cuenta que las llamadas perdidas son uno de los grandes problemas de muchas empresas.
Trabajar desde cualquier lado también con tu línea telefónica
La centralita virtual también ha sido de gran ayuda cuando las empresas han tenido que flexibilizar desde dónde trabajaban. Para muchos empleados trabajar en casa es muy sencillo si desde su centralita virtual les entran llamadas, se las pasan cuando les llaman sus clientes y no supone una gran diferencia respecto a trabajar en su oficina si tienen que hacerlo desde su casa.
Normalmente una centralita virtual se asocia a un servicio de VoIP, Voz sobre IP, donde el teléfono se conecta a la red informática y a través de esta se gestiona. Otras compañías ofrecen la centralita virtual sobre una red móvil, y aunque a nivel físico, tenemos un teléfono de sobremesa, a efectos prácticos se gestiona como un móvil. En ambos casos la centralita es transparente a la hora de pasar las llamadas, aunque en el caso de la VoIP vamos a necesitar conectarnos desde una VPN para poder tener línea.
En todo caso lo que tenemos que pensar, ya sea que contratemos nuestra centralita virtual con nuestro operador de telecomunicaciones o un tercero que se encargue de montar el sistema, es que la centralita sigue siendo un elemento crítico. Por eso es necesario establecer periodos de prueba previos al cambio definitivo y poder apreciar tanto las ventajas como algún inconveniente que pudiéramos tener.
Imagen | Hans