Porque no todos los documentos son iguales. Tenemos documentos que son de uso interno, pruebas preliminares, etc. que no necesitaremos exprimir el máximo de calidad que nos permiten nuestras impresoras. Se trata de aprovechar la calidad de los consumibles más en los documentos que van dirigidos a nuestros clientes, no en el ámbito interno de la empresa.
Consejos para ahorrar en los consumibles
Lo primero que podemos hacer es rebajar la calidad de impresión en función del documento. Es decir, utilizamos la impresión de borrador si nuestro documento está pensado para usar en una reunión interna, imprimir el típico correo, etc. Esta puede ser el formato de impresión por defecto y modificarlo sólo cuando queremos un documento para entregar a un cliente, un proveedor, etc.
De esta manera adaptamos la calidad de la impresión al uso que vamos a dar al documento y todo aquello que sea para un uso interno, y no tenga demasiada importancia, puede ser impreso con una menor calidad. También podemos ahorrar con los consumibles originales, sin renunciar a la calidad de impresión cuando la necesitemos.
Las tipografías también nos pueden ayudar a ahorrar tinta, no todas las fuentes tipográficas gastan lo mismo. No abuses del uso de negritas y elige los tipos de letra que, por su trazo fino, menos tinta consumen. No todo tiene que ser la Times New Roman que viene por defecto en Windows. La verdad que éste es un aspecto poco estudiado, pero que nos puede ayudar bastante.
Garamond o Courier son dos de las tipografías que menos gastan. Por contra otras como Impact pueden llegar a gastar casi cuatro veces más que las dos anteriores. Y lo cierto es que es algo que no tiene mucho misterio, seleccionar otra tipografía es sencillo y nos puede suponer un ahorro importante para nuestro negocio.
Por último si el número de páginas impresas es excesivo en nuestra empresa, podemos apostar por establecer cuotas o buzones de impresión. De esta manera asignamos a un usuario o departamento una cuota. En este aspecto hay que ser generosos con las cuotas. Se trata de evitar, que como ocurre en muchas empresas, los usuarios acaban imprimiendo en la empresa documentos de uso personal, que aumenta de forma indebida el número de hojas impresas.
La cuota está destinada a ejercer un control efectivo, no a limitar la productividad de nuestra empresa. Personalmente soy más partidario del establecimiento de cuotas por departamentos que por usuarios. De esta manera son más flexibles, sobre todo cuando toca imprimir trabajos de grupo y no penalizan el rendimiento de los empleados.
En definitiva se trata de mejorar el rendimiento y la rentabilidad de los consumibles originales utilizándolos para aquellos clientes o documentos para los que son más rentables. Para el uso interno, tenemos distintas manera de conseguir ahorros, imprimiendo siempre con una calidad aceptable.
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