La posibilidad de utilizar las nuevas tecnologías se ha transformado en muchos ámbitos en una necesidad. Piensa en la cantidad de simples acciones cotidianas que realizamos recurriendo a Internet y las nuevas tecnologías en nuestro día a día e imagina cuántas podrían hacer las empresas y los autónomos.
En la actualidad, el autónomo necesita casi obligatoriamente desenvolverse en el mundo virtual para realizar cosas básicas de su quehacer diario o de la gestión de su actividad empresarial. La gestión online de su actividad de un autónomo tiene ciertas ventajas. La principal, el ahorro de tiempo, aunque también hay otras como la flexibilidad, la omnipresencia, el acceso a información sincronizada en cualquiera de sus dispositivos, o la posibilidad de poder gestionar su negocio 24 horas al día y 7 días a la semana.
Para aprovechar todas estas ventajas, veamos qué aspectos y áreas puede gestionar online el autónomo:
Facturación y programas de contabilidad online
Cada tres meses, los autónomos pierden una cantidad ingente de tiempo cuando llega el momento de presentar impuestos. Por un lado, por el agobio de tener que afrontar pagos en períodos o ejercicios que no han sido todo lo rentables que cabía esperar; y, por otro, por la complicación que en muchas ocasiones supone el cumplimiento correcto de los modelos de Hacienda.
Una buena solución para esto es tener un buen programa de facturación online o un programa de contabilidad para autónomos. Lo más habitual es utilizar una aplicación que funcione en régimen de SaaS (Software as a Service), de modo que con el pago de una pequeña tarifa tengamos toda esta gestión resuelta. Estas herramientas permiten tener la información relacionada con la contabilidad, la facturación y la presentación de modelos disponible en cualquier sitio y dispositivo .
En este caso, para empezar en tu camino como emprendedor, puedes probar y experimentar con algún programa de facturación de autónomos, como por ejemplo, el programa de SageOne, que aunque no es gratis, dispone de un periodo de prueba gratuito de 30 días que te servirá para ver si encaja con tu forma de gestionar tu actividad.
Trámites con Certificado digital
Un autónomo sin certificado digital no es nadie, ya que actualmente debe manejar perfectamente su relación online con las distintas administraciones públicas y sus sedes electrónicas.
Entre las cosas que puede hacer el emprendedor está el gestionar su alta como empresario ante el CIRCE, registrar su marca comercial ante la Oficina Española de Patentes y Marcas, presentar casi todos los modelos ante Hacienda, pedir su vida laboral en la Seguridad Social, solicitar certificados de estar al corriente de sus obligaciones, solicitar el cambio de la base de cotización de Autónomos, consultas a la Dirección General de Tráfico o gestionar los impuestos municipales, entre muchas otras.
Marketing digital
Existen muchas herramientas online que tienen como objetivo gestionar una gran parte del marketing de una empresa. En función del negocio y de la estrategia que plantee el emprendedor, existen una serie de combinaciones que deberían funcionar.
Por ejemplo, para gestionar la página web de nuestra empresa, con blog incluido, lo más habitual es utilizar un CMS. En este caso, el más extendido es Wordpress. El blog se puede combinar con herramientas de email marketing como Mailchimp, que permite gestionar una lista de suscriptores a los que hacerles llegar información, novedades o promociones por correo electrónico de forma gratuita.
Igualmente, es interesante una opción de atención al cliente integrada en nuestra web, incluso con un servicio de chat online como los que ofrece Zopim o cualquier compañía de este tipo. En su versión gratuita, esta herramienta permite, por ejemplo, identificar a los usuarios que están online en tu web, ver en qué pagina están visitando en un momento determinado e interactuar con ellos mediante una ventana de chat para resolverle la dudas o proporcionarle información sobre la empresa.
Si nos centramos puramente en gestionar anuncios, podremos irnos a Google Adwords y Facebook Ads donde podemos gestionar directamente tus propias campañas.
Correo electrónico y agenda
Gestionar el correo electrónico y la agenda es, quizá, lo más conocido y popular entre los emprendedores. Con Google Apps puedes tener todo tu electrónico personalizado con el dominio de tu empresa con todas las ventajas de usar GMail y otras aplicaciones como el calendario de Google para que no se te escape nada en tu día a día de autónomo.
Además, existen otras aplicaciones para gestionar las tareas y actividades de una empresa, como, por ejemplo, Trello, que permite ir las apuntando tareas conforme vayan surgiendo y gestionarlas a medida que se vayan completando, con la posibilidad añadida de compartirlas con otras personas.
Archivos y documentos en la nube
Como autónomos, cada vez más habitual tener la necesidad de acceder a nuestros archivos o documentos en cualquier lugar y sincronizados en cualquier dispositivo. Existen multitud de herramientas que nos ayudan a tener nuestra información almacenada en la nube, siendo las más populares Google Drive o Dropbox.
En paralelo, los emprendedores, que normalmente tienen la mente activa e inundada de creatividad, suelen tener ideas en lugares bastante variopintos, que se acaban perdiendo porque no se han apuntado previamente. Por esta razón, una libreta online donde ir dejando notas o cosas para verlas más tarde puede ser un gran aliado, y para esto aplicaciones como Evernote nos hace la vida más fácil.
