Llega el año nuevo y entre los muchos deseos que tenemos, puede que uno de ellos a nivel profesional signifique ser más productivos, sobre todo si somos autónomos. El reto es conseguir más tiempo libre y poder dedicarlo a la familia o a nuestro ocio. Por eso vamos a revisar cinco propósitos para ser más productivo en 2015 y que seguramente no cumplirás.
Y digo esto porque la mejora en la productividad muchas veces tiene que ver con un cambio de hábitos que requiere de una autodisciplina que es muy complicado de imponernos. Empezamos el año muy concienciados, pero como los niños que son buenos para que los reyes les traigan regalos, a medida que va entrando enero, nos vamos relajando.
Prioriza las tareas más importantes
En muchas ocasiones el principal problema es que tenemos varias tareas importantes, que nos van a llevar mucho tiempo, pero también multitud de pequeñas cosas y temas que tenemos que ir cerrando. Finiquitar estos pequeños trabajos no implica que avancemos al final del día, al contrario, nos restan energía para culminar con éxito nuestra tarea principal.
Por eso es muy importante meter mano directamente a la tarea principal, a ser posible, aprovechando las horas del día en las que somos más productivos, ya sean las primeras de la mañana o las últimas de la noche. Aquí depende un poco de cada uno, pero el objetivo es finalizar el día de trabajo a una hora razonable y con la satisfacción de haber avanzado.
Evita las interrupciones, sólo trabaja
En parte lo anterior tiene que ver con la multitarea y las interrupciones. Si vamos saltando de una tarea a otra y atacamos pequeñas cosas mientras estamos tratando de acabar el trabajo más importante que tenemos, es complicado avanzar tanto como nos gustaría.
Si quieres avanzar, concéntrate y haz sólo una tarea, la más importante. Evita todas las distracciones e interrupciones. El correo electrónico, el smartphone y las llamadas de clientes son nuestro enemigo. Una pequeña parada significa que hemos perdido el hilo y luego nos cuesta volver al estado de concentración previo que teníamos.
Hay un momento en el que entras en un estado de flujo, de concentración absoluta donde todo el trabajo va como la seda. Procura alargar este momento el máximo tiempo posible, al final del día verás como la cantidad de trabajo terminado es mayor y en menos tiempo.
Una llamada de teléfono te ahorra 30 emails
Es cierto que a veces la tecnología nos ayuda, pero otra nos condiciona. Todas las comunicaciones las realizamos por correo electrónico, pero lo cierto es que muchas veces una llamada de teléfono te ahorra 30 mails. Utiliza el modelo de comunicación que sea más productivo para ti.
Luego siempre podrás redactar un correo a modo de acta de reunión telefónica si lo deseas, para que todo quede en claro. La cuestión es evitar los hilos de correos interminables. Lo mismo podríamos decir de los chats, que nos ayudan a enfocar temas y reducir el número de correos que recibimos y enviamos.
Tus reuniones tienen un objetivo y un tiempo asignado
Esto nos lleva al siguiente punto, las reuniones, que pueden ser un pozo negro para la productividad y consumidoras voraces de nuestro tiempo. Soy partidario de reuniones exprés, de no más de 15 minutos y con pocos temas para discutir. Luego se pueden hacer tantas como sean necesarias, pero mejor que no se alarguen.
Cada reunión, sea presencial, telefónica u online, tiene que tener un orden del día previo, que todos los que intervienen deben conocer, un moderador y un acta que se pasará sobre las conclusiones de la misma y, en caso de ser necesario, un seguimiento de las resoluciones adoptadas. Con estas condiciones las reuniones no se convierten en tiempo perdido.
Descansa y desconecta para ser más productivo
Descansa, haz deporte, pasa tiempo con los amigos o con la familia, fuera del entorno laboral a ser posible. Cuanto más rápido seamos capaces de desconectar más frescura mental vamos a tener al día siguiente. Gracias a ello nuestra capacidad de concentración en el trabajo mejorará y con ello nuestra productividad.
Se trata de hacer que el círculo vicioso de la productividad juegue a nuestro favor. Del me cuesta concentrarme porque no descanso, ni desconecto porque trabajo muchas horas, al descanso y me concentro mejor, con lo cual acabo mi trabajo antes. Aquí dejar el smartphone del trabajo aparcado fuera de horas siempre nos ayuda a desconectar.
Todas estas cuestiones son hábitos personales de trabajo, pero también en nuestra organización, que en muchos casos llevamos años trabajando de la misma manera. Y estas inercias no son nada fáciles de vencer. Lograrlo implica un alto grado de autocontrol y exigencia, sin embargo, los resultados que empezamos a conseguir casi de inmediato nos ayudan a mantener esta vigilancia hasta lograr trabajar de forma más productiva.
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