Dicen que uno sigue siendo joven mientras mantiene viva la capacidad de sorprenderse. Pues bien, yo debo seguir siéndolo, ya que a día de hoy, y tras muchas horas de vuelo, sigo quedándome pasmado cuando en una reunión de trabajo, en una entrevista, etc, veo que hay gente que, por sistema, no coge notas, no apunta nada. No tengo muy claro si esto se debe a que tienen una memoria prodigiosa, a que les da apuro, a que son vaguetes o a que piensan que puede resultar intimidatorio para alguien. No lo sé. Pero tengo claro, que salvo en casos más bien formales, de poco contenido, o en entornos muy protocolarios, conviene tomar notas. ¿Por qué?
Pues por múltiples razones, que me resulta difícil sintetizar en una sola que las englobe a todas, y de las que me he ido convenciendo a lo largo de mi experiencia profesional. Hay desde motivos prácticos hasta de educación, pasando por alguna que otra paranoia mental mía A continuación, y sin ánimo exhaustivo os resumo cinco razones para tomar notas en las reuniones.
Dice el refrán chino que la tinta más débil es más fuerte que la mejor de las memorias. Y yo lo asumo, disponiendo de una memoria que considero buena. El tiempo me ha demostrado como erosiona nuestros recuerdos, y es algo que no nos podemos permitir en nuestro marco profesional. Queda muy triste lo de preguntar tres veces lo mismo cuando ya nos lo contestaron en la primera toma de contacto, por poner un ejemplo. Es más, el mero hecho de tomar notas no sólo no debilita nuestra memoria si no que la refuerza (al menos así me sucede a mi)
El tomar notas me ayuda a concentrarme, a estar a lo que estoy. El esfuerzo que supone me obliga a seguir de cerca lo que se va exponiendo, es una suerte de carril o guía que me ayuda. Diría incluso, siendo un absoluto desconocedor del tema y pudiendo significar alguna burrada, que al tomar notas se activan determinadas partes de mi cerebro que me ayudan a razonar de un modo diferente.
Me ayuda a la hora de ganar tiempo en las reformulaciones de las preguntas, de los planteamientos. Escasos, pero valiosos segundos, que me permiten hacer propuestas de mayor valor, más reposadas, más eficaces.
Considero que es una forma de indicar a nuestro interlocutor que el asunto va en serio, que valoro su aportación, su tiempo, de demostrarle respeto. Evidentemente, me consta que hay gente a la que no le gusta que se tomen notas en su presencia. Por ello siempre pido permiso para hacerlo, y para ello le explico la ventaja común que podemos obtener ambas partes de dicha práctica. Le suelo señalar que le daré una copia de mis notas (realmente de una parte de ellas) para que ambos tengamos tiempo y trabajo ganado en la próxima reunión. Evidentemente, todo esto es incompatible con el que toma notas al estilo rellenando-un-formulario (si hay que hacerlo se hace, pero cuando la reunión acabe y con las notas tomadas en un folio en blanco).
Esos cruces de notas pueden ser usados en ocasiones como material complementario a la hora de interpretar, arbitral o judicialmente un contrato, por ejemplo. Enriquecen la relación comercial, y ayudan a reducir los riesgos, la inseguridad.
Por todo ello os animo a tomar notas, a levantar actas, a documentar vuestras reuniones, y todo ello desde una óptica nada burocrática, pensando en términos de negocio y productividad.
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