Como bien apuntó mi compañero Lucerito en un post anterior, es conveniente que la comunicación entre las diferentes partes que integran la sociedad sea por escrito, ya que verbalmente pueden darse por asumido o incluso negarse diversas cuestiones que se han abordado en una reunión y que, por lo tanto, no pueden justificarse aunque sean verdaderas.
En este sentido, la comunicación escrita ha aumentado notablemente dentro de las empresas, y por tanto, debemos de ser cuidadosos a la hora de redactar un mensaje para que sea transmitido de forma correcta a sus destinatarios. El correo electrónico es la herramienta por excelencia, pero no siempre se utiliza de manera adecuada, sobre todo los campos que corresponden a la cabecera del mensaje.
Netiquette, una contracción de las palabras Net y Etiquette, se refiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento de usuarios en Internet, con el fin de respetar al resto de usuarios y de ser respetados. Este término se puede aplicar perfectamente a nuestra empresa, y sobre todo a la comunicación escrita mediante el correo electrónico.
Aunque parezca mentira, una de las partes más importantes de todo mensaje es su cabecera. Se pueden distinguir cuatro campos: el asunto, el campo "Para", el campo "Cc" y el campo "CCo". No debemos utilizar estos campos a la ligera, si no que es conveniente seguir unas reglas definidas para que nuestro mensaje llegue correctamente a sus destinatarios. Algunas de estas son:
- Es imprescindible indicar de forma clara el contenido del mensaje en el campo "Asunto". Nunca se debe dejar este campo en blanco, añadir una descripción errónea o poco descriptiva. De esta forma ayudaremos al destinatario a identificar a simple vista la importancia relativa del mensaje, además de permitir búsquedas rápidas de emails anteriores en el futuro.
- El campo "Para" sirve para indicar a quién va dirigido el mensaje. Si un correo electrónico está explícitamente dirigido a una o varias personas, éstas deben ir siempre en este campo.
- En el campo "Cc" se indica las personas que han de estar informadas acerca de esta comunicación, pero que no son destinatarios directos, como por ejemplo, en el caso de una comunicación entre un empleado y el cliente de la que tiene que ser informado el jefe directo. En este campo no se debería incluir a personas que sean destinatarias directas del mensaje, aunque es común que éstos contesten para reforzar el contenido del mismo.
- El campo "CCo" se incluyen los destinatarios ocultos del mensaje. En mi opinión, este campo debería evitarse y en cambio, si es necesario que otra persona que no pueda estar incluido deba ser informada, la mejor opción es reenviar el mensaje con las palabras FYI (For your information) o PTI (Para tu información), para que sea informado convenientemente sin formar parte directa del mensaje enviado.
Quizá nunca hayamos prestado la suficiente atención a estos campos, pero en realidad son muy importantes. Si un empleado ve que en el email hay un jefe que ha recibido el mensaje (o en copia), posiblemente haga su trabajo con mayor celeridad; si un jefe recibe un email sin asunto, tardará más tiempo en leerlo al pensar que carece de importancia, aunque sí que la tenga en realidad. Debemos ser cuidadosos e incluso gastar algo de tiempo en rellenar estos campos de forma correcta; de otra forma, la comunicación escrita perderá parte de su eficacia.
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