¿Cuánto tardamos en encontrar un documento en la empresa? Es una pregunta muy sencilla de responder, pero que sin embargo, la respuesta no puede ser indeterminada. No nos sirve un depende. Lo cierto es que la organización de la gestión documental la empresa es una asignatura pendiente. Se acumula mucha información, pero no sabemos qué es realmente útil o cuál es la última versión buena de un documento.
Al final encontrar el archivo que necesitamos en cuestión de segundos no es tan sencillo. Y puede que perdamos mucho tiempo buscando documentos referentes a clientes, información básica que no siempre está donde nosotros pensábamos. Y esto acaba por afectar a la productividad, no sólo por el tiempo que perdemos, sino porque nos desconcentramos de la tarea que tenemos que hacer o acabamos de mal humor por el tiempo perdido en encontrar lo que buscábamos.
Y todo esto si tenemos un almacén de datos centralizado, ya sea un servidor o un disco duro de red, en el que guardamos toda la información. Porque si ya guardamos información en local, en cada ordenador y en la red, la cosa puede ser peor todavía. Lo mismo si tenemos varias versiones de un archivo, donde al final no sabemos qué versión es la buena, si la última que hay en el servidor, la que tenemos en nuestro equipo o una que nos copiamos en una memoria USB para llevara casa.
Y esto es algo que no se resuelve añadiendo más discos duros. Hoy el almacenamiento es económico y es relativamente fácil añadir un nuevo disco de mayor capacidad y solucionar problemas de espacio. De esta forma lo único que hacemos es fomentar el caos de archivos y el desorden creado.
El problema es que muchas veces no tenemos a nadie designado de poner orden en el archivo digital. Otras veces el problema es que no se define una estructura adecuada para ordenar los documentos, duplicando la información en muchos casos. Si con esta disciplina no nos basta siempre podemos acudir a soluciones específicas de gestión documental que nos ayuden a encontrar los documentos de forma mucho más rápida.
En Pymes y Autónomos | Repositorios documentales, el primer paso de la gestión documental
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