¿Qué documentos y durante cuánto tiempo estamos obligados a conservar como empresarios?
Aun cuando no lo hagamos en papel, sino en soporte electónico, admitido también siempre y cuando los datos almacenados conserven fielmente su contenido original, la Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
- Las facturas o documento sustitutivo que hallan emitido
- Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos
- Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación
Por otro lado, el artículo 30 del Código de Comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros". Pero va más allá, y, en el caso de fallecimiento del empresario, traslada esta obligación a sus herederos legales. Y para el caso de disolución de la sociedad, traslada la obligación a los liquidadores.
Es importantísimo tener en cuenta que dichos documentos deberán conservarse en cualquier lugar dentro del territorio nacional, pero ante su solicitud por parte de cualquier Administración, deberán ser puestas a su disposición sin demora.
Asimismo, no se exige que sean conservadas por orden cronológico, permitiéndose su agrupación atendiendo a razones lógicas (por ejemplo, mismo cliente, mismo proveedor...). Si bien en este punto me atrevería a hacer una matización. Y es que, dependiendo de los usos de los Inspectores de cada plaza, que es recomendable conocer, puede resultar conveniente seguir una ordenación acorde a ellos, que les facilite su labor y no les haga padecer demoras innecesarias para su acceso a la documentación, ni noches en vela a nosotros para ordenarlas ante un requerimiento.
Fuente | Agencia Tributaria Imagen | CapnParrotless