Cuando se inicia un negocio la mayor preocupación es la cuenta de resultados y controlar la información financiera y económica de la empresa.
A medida que el tiempo transcurre esta información sigue siendo relevante pero aparecen nuevos indicadores que hay que tener presente porque nos indican cómo se están haciendo las cosas.
Pedirle a un emprendedor la tasa de absentismo laboral de su negocio o de productos defectuosos puede parecer ridículo, sin embargo, son factores que hacen perder dinero a la empresa y que se pueden controlar facilmente con una buena organización y designando responsables que se encarguen de su control.
Factores que son necesarios controlar
Los centros de costes que suelen ser críticos porque se gasta más de lo que se necesita son:
- Riesgos
La estimación de los riesgos más que una habilidad es un arte pero hay errores de bulto que hayque evitar. Por ejemplo, evitar las compras a corto plazo, estimar erróneamente los tiempos neesarios para realizar las tareas, realizar desplazamientos innecesarios, y la que creo más determinante, la falta de comunicación de comunicación entre los trabajadores y sus superiores.
- Recursos Humanos
Existe un marco de referencia que el emprendedor casi nunca tiene en cuenta, los convenios colectivos. Estos sirven para establecer el marco de referencia de la industria. De este modo, se evita, por ejemplo, los sueldos excesivos. Además, hay que tener presente la tasa de absentismo; evitar las rotaciones que implican formación cada vez que se aparta a un empleado de sus funciones y se coloca a uno nuevo; la falta de una buena organización promueve que algunos trabajadores estén infrautilizados lo que impide optimizar la productividad.
- Productivos
No tener controlado el inventario supone tener existencias que no generan rendimiento. Eso se resuleve con sencillos controles como MOH (Month On Hand) y COGD (Cost Of Goods Sold) que se calculan al cierre mensual en una hoja excel. Ocurre lo mismo si no se negocian precios adecuados por las materias primas, o se invierte en tecnología que no es necesaria, como móviles u ordenadores de última generación o no se procede a un adecuado mantenimiento del material.
- Operativos
En esta categoría se incluyen acciones tan cotidianas como el uso indebido de los recursos energéticos, dejando encendidas luces de estancias vacías, mantener encendidos ordenadores cuando los empleados no se encuentran en su puesto de trabajo, las notas de gastos superfluas, o el pago excesivo por alquileres.
Existen multitud de aspectos que suponen un continuo drenaje de fondos que son menos habituales como las multas o sanciones administrativas por no haberse informado debidamente con anterioridad de nuestras obligaciones o las derivadas por ofecer productos defectuosos o en mal estado o, por el contrario, un uso incoherente de las consultas a abogados o de gestiones en notarios las constantes.
En definitiva, un suma y sigue que hay que controlar porque el dinero se escapa por todas las esquinas y no hay que olvidar que controlarlos nos ayuda a ser competitivos.
Imagen | Cory Schmitz En Pymes y Autónomos | Modelo de las cinco fuerzas, conoce la competitividad de tu empresa