Son ya unos cuantos los servicios de almacenamiento de archivos en Internet de los que hemos hablado, hay desde luego dónde elegir. Tanto que a la hora de hacerlo deberíamos empezar a mirar algo más que la cantidad de ficheros que podemos subir y el precio, buscando opciones que los enriquezcan. Uno de los que mejor lo están haciendo en este sentido es Box, que destaca por su capacidad de interacción con otras aplicaciones en línea.
El uso de estos servicios tiene muchas ventajas prácticas en la empresa, desde alojamiento para copias de seguridad hasta repositorio de documentos susceptibles de ser compartidos con clientes, proveedores o entre compañeros y delegaciones de la empresa. En el caso que nos ocupa ofrecen herramientas para cumplir este cometido y algunas otras funciones bastante atractivas que repasamos a continuación.
- Funciones propias: en cuanto a las funciones propias del sistema destacar los "espacios de trabajo", zonas en las que se puede invitar a otros a subir archivos, hablar y trabajar sobre ellos y colaborar en línea. No está mal tampoco el sistema para compartir archivos (enviando un enlace al mismo por correo electrónico, por ejemplo), el acceso desde dispositivos móviles y la creación de múltiples carpetas y capas o niveles de ellas (por departamentos, delegaciones...).
- Enlace con sistemas externos: para mí es el punto fuerte de Box, su capacidad de integración con otros servicios web. Podemos editar nuestros documentos desde Zoho y enviarlos con Gmail o eFax sin pasar por el disco duro de nuestro ordenador, sin descargarlos y volver a subirlos a cada uno de ellos, con un ahorro de tiempo y sencillez considerables.
Está traducido al castellano (más o menos) y disponen de una cuenta gratuita con la que se puede probar el funcionamiento en condiciones algo limitadas, puesto que no incluye algunas de las funciones más interesantes para las empresas, como la gestión de versiones de los documentos, las políticas de acceso y gestión de usuarios y los controles de seguridad aplicables a documentos y carpetas. Todas ellas están en las versión Business, que se puede probar gratuitamente durante 14 días y tiene un coste de unos 14 euros mensuales por usuario, con mayor capacidad de almacenamiento y velocidad a la hora de subir archivos.
Box es interesante si en vuestra empresa estáis utilizando Internet como espacio de trabajo y sois usuarios de alguno de los otros servicios con los que se entiende bien. En caso contrario hay soluciones más económicas, más sencillas y tal vez más adecuadas como espacio de almacenamiento complementario al que utilizamos localmente, una forma de emplearlo que os será realmente útil en más de una ocasión y que no implica un cambio sustancial en nuestra rutina de trabajo habitual.
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