La gestión documental es una de las áreas con mayor potencial para mejorar la forma en la que gestionamos nuestra empresa. Aunque lo primero que se nos viene a la cabeza cuando hablamos de ella es la digitalización de los archivos, existen otros procesos que se pueden ver muy beneficiados de su utilización, puesto que permite en buena medida automatizarlos. Contarapid es un software desarrollado por la empresa valenciana Incarsoft, que permite efectuar una contabilización automática de las facturas que escaneamos.
No es un software de contabilidad, lo que hace es enlazar con el programa del que dispongamos y enviarle los datos de cada factura digitalizada de forma que no tenemos que teclearlos. Lee las facturas, recoge los datos pertinentes y genera un fichero que importaremos desde nuestro software de gestión, que en principio puede ser cualquiera ya que el formato de dicho fichero de exportación es personalizable.
Cuando introducimos en el sistema la primera factura de cualquier proveedor debemos parametrizarla, decirle al programa en qué lugar del documento se encuentran los datos que nos interesan. A partir de ese momento, las siguientes facturas de ese proveedor ya se registrarán de forma automática (siempre que el formato sea el mismo, por supuesto).
En cuanto al coste de la aplicación, parte de los 1.350 euros por puesto, a los que hay que sumar 1.600 euros más durante el primer año en concepto de actualizaciones y soporte telefónico. En su página web disponen de una demo descargable con ciertas limitaciones, pero suficiente para probar el funcionamiento del software y comprobar si se ajusta a lo que buscáis.
Por las estadísticas de funcionamiento que hemos podido ver la efectividad es bastante alta y, aunque el software no es barato, si manejáis un volumen de facturación considerable tiene bastante sentido recurrir a una solución de este tipo. Se reducen los errores y el tiempo necesario para introducir la información, a la vez que digitalizamos el documento en cuestión. En principio me gustan más las soluciones integrales en lo que a gestión documental se refiere, pero si no disponéis de ninguna o no tenéis planes al respecto, es una buena forma de empezar a descubrir las posibilidades que esta tecnología nos puede ofrecer.