Una de las grandes comodidades que nos ha ofrecido la tecnología es poder realizar las gestiones con la administración a las que nuestra empresa está obligada sin necesidad de colas, esperas o tener que desplazarnos. Por eso vamos a ver cuatro formas de trabajar con la administración sin moverte de la silla de tu despacho.
La administración electrónica no es perfecta, puede darnos algún problema, puede fallar en el momento más inoportuno, etc. Ya sea por culpa de la propia administración o nuestra, que no hemos sido previsores, no tenemos un plan B por si algo falla o simplemente no hemos realizado un uso adecuado de la tecnología que nos permite dicho acceso.
El DNIe, un intento fallido de masificar el acceso a la administración electrónica
Quizás es el sistemas donde más dinero y recursos se ha invertido, pero que no ha llegado a cuajar por diferentes motivos. No voy a entrar desde aquí en ellos, ya que sería entrar en otro debate. Funciona a través de un chip que tiene el DNIe, donde se incorporan los datos del titular, así como los certificados de firma electrónica. Para su lectura se necesita un lector de tarjetas externo, ya que la mayoría de los ordenadores no disponen de dicho lector.
Funciona muy bien y es muy cómodo de utilizar con el combo Windows 7 + Internet Explorer o Firefox, donde basta con conectar el lector y el DNIe, para que el sistema detecte e instale todo lo necesario para su uso de forma automática. En otros sistemas de Microsoft como Windows 8, por ejemplo, no funciona con la misma eficacia.
Si salimos de sistemas Microsoft, como Mac o Linux, directamente el sistema es prácticamente inútil. Teóricamente se puede utilizar, pero en la práctica no está al alcance de un usuario poco familiarizado con la tecnología.
El certificado electrónico, la forma más cómoda y versátil de acceso
El certificado electrónico es la forma más extendida de acceso a la administración electrónica. Básicamente consiste en un pequeño complemento que se instala en tu navegador web, Internet Explorer o Firefox, por citar dos ejemplos, y que acredita tu identidad a la hora de acceder a la administración electrónica.
Existen distintos tipos de certificados electrónicos, de persona física, de persona jurídica o de entidad sin personalidad jurídica. Es importante siempre tener una copia de seguridad del certificado que tenemos instalado en el navegador, ya que si tenemos un problema informático y tenemos que reinstalar el navegador, el sistema, etc. no lo habremos perdido.
También debemos tener controlado en cuántos ordenadores lo tenemos instalado, ya que muchas veces lo podemos instalar para una cuestión puntual y luego olvidarnos. En teoría no podemos cederlos a nadie, ya que sería el equivalente electrónico a nuestro DNI, pero en la práctica no suele ocurrir así.
Apoderamiento electrónico, la forma de delegar los accesos en tu asesor
Esto es así porque muchos autónomos y pymes desconocen o no utilizan la figura del apoderamiento electrónico. Básicamente se trata de autorizar legalmente a otra persona para que actúe ante la administración electrónica en nuestro nombre. La gran ventaja es que se puede revocar, frente a la cesión del certificado, que una vez acabada la relación entre ambos muchas veces se queda en el limbo.
El apoderamiento electrónico es una figura que cada vez son más las administraciones que han puesto en marcha. El registro electrónico de apoderamientos nos permite habilitar para realizar diferentes trámites, que podemos seleccionar, ante diferentes administraciones, por lo que no firmamos un contrato en blanco como haríamos al ceder el certificado de firma electrónica.
El sistema Cl@ve, el último intento para facilitar accesos sencillos temporales
El último intento de facilitar el acceso a la administración electrónica es el sistema Cl@ve. Está especialmente pensado para aquellos que no tienen disponible un ordenador, ya que todos los trámites se realizan desde un teléfono móvil o smartphone, además por supuesto desde un ordenador convencional.
Quizás la parte más complicada para los que no están familiarizados con la tecnología sea el registro y darse de alta, aunque se puede realizar de forma postal. La parte positiva es que nace con la intención de pulir defectos y hacer que el uso de la administración electrónica sea lo más sencillo posible.
Lo cierto es que la administración electrónica ha venido para quedarse y cada día son más el número de trámites que estamos obligados a realizar de forma telemática en las empresas. Es una opción cómoda, pero tenemos que familiarizarnos lo antes posible con los diferentes tipos de accesos y encontrar aquel con el que nos encontremos más cómodos. Si además tenemos un plan B por si el habitual falla, mejor que mejor.
En Pymes y Autónomos | ¿Qué ocurre cuando la Administración electrónica no funciona correctamente?
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