El archivo de tu empresa puede incluir estanterías, archivadores, y cajas de archivo que guardan una larga lista de diferentes documentos de la empresa. Hoy vamos a ver cuatro razones y tres consejos para digitalizar tus documentos de empresa, y es que este archivo de documentos físico ha crecido y seguirá creciendo durante muchos años.
Deberás de tomar decisiones, incluyendo la manera de identificar, seleccionar y priorizar los documentos más importantes, cómo tratar con documentos "calientes", osea, los que usas todos los días, así como la manera de eliminar los documentos duplicados para de este modo reducir el coste y la escala de la tarea.
Gracias a la creación de un archivo digital, tendrás la seguridad de saber que los documentos más importantes de la empresa estarán respaldados en un formato digital, y también te ayudará en el mantenimiento de tus archivos físicos al estar estos más organizados.
Tres razones para digitalizar tus documentos de empresa
- El espacio físico: la digitalización de los archivos, significa que todo es almacenado constantemente en un solo lugar ya sea dentro de un servidor en tus instalaciones o fuera con acceso basado en la nube. Evidentemente, también significa la creación de espacio para la expansión de tus principales actividades. Se trata de una sencilla alternativa para aumentar de manera rutinaria tu espacio de almacenamiento, entre otros.
Estas ideas, suelen ser ideas de último momento que sólo se transforman en vitales para una empresa cuando ya es demasiado tarde.
- Recuperación de desastres: cuando conviertes tus documentos a un formato almacenado digitalmente, tienes varias opciones disponibles para reducir el riesgo antes de que ocurran los problemas, esto incluye contraseñas, y los niveles de cifrado de acceso para mantener de esta forma la información a salvo de accesos no autorizados, y copias de seguridad periódicas para mantenerte respaldado si las cosas se ponen feas.
- La eficiencia: incluso cuando los archivos en papel están bien organizados, incluso así, pueden ser difíciles de encontrar. Gracias a esta digitalización, tendrás la opción de permitir o denegar el acceso a la cantidad de empleados que quieras, a documentos centralizados, y de este modo también detienes la duplicación de los documentos y llevarás un mejor control sobre las versiones.
Tres consejos y estrategias sobre la digitalización
- Sobre la planificación del proyecto: empieza con unos objetivos claros, debes de conseguir el soporte a la gestión en el proyecto inicial y asegurarte de analizar todos los riesgos que conllevan el pasar de copia impresa a digital. No debes de olvidarte tampoco del control de calidad. Que sepas, que la digitalización de cualquier archivo puede llegar a tardar desde un mes a un año, así que necesitas crear un sólido plan de proyecto.
- Sobre la calidad de la imagen: la calidad de la imagen tiene menos que ver con la velocidad de procesamiento de los equipos o el software utilizado y más que ver con "el factor humano". La calidad de la imagen escaneada es el factor más importante, afectando en esta la precisión del reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR crea archivos de texto de las imágenes escaneadas, que luego se convierten en palabras y frases clave, luego son almacenados en forma de datos, y de este modo puedes interactuar con ellos mediante un programa de edición de texto.
- Sobre las copias de seguridad: recuerda que estás haciendo esto, para que siempre dispongas de una copia digital de los documentos importantes de tu empresa y para no ir almacenando y almacenando los archivos en papel. Que sepas, que si no haces múltiples copias de tus archivo en dos lugares separados, corres el riesgo de perderlo todo en un mal funcionamiento del sistema, inundación o incendio. Te sugiero encarecidamente, que hagas múltiples copias de los archivos escaneados en lugares separados. También guarda una copia de tu archivo de papel digitalizado en un disco duro en tu casa, y carga un duplicado a un servicio en la nube como Google Docs, Dropbox, Evernote, etc.
Conclusión
Por supuesto, con el cambio a digital estás ayudando a salvar el medio ambiente, así que, estás reduciendo tu huella de carbono y haciendo a tu empresa más respetuosa con el medio ambiente. No recuerdo donde lo leí hace poco, pero lo que sí recuerdo es que casi cuatro millones de árboles son talados cada año para los propósitos basados en el papel.
En Tecnología Pyme | Seis aplicaciones para escanear documentos desde un móvil
Imagen | Archivo-FSP | Cristian Eslava
