Deshacerse del papel en la gestión de la empresa es una de las batallas que libraremos las pymes en los próximos años, un anhelo y una promesa de ahorro, sencillez de gestión y rapidez en los procesos que tiene multitud de implicaciones en el día a día de cualquier empresa y requiere de un estudio detallado y de un proceso de implantación bien planificado para que funcione correctamente.
La cosa no es sencilla, no basta con hacerse con un gestor documental, un par de escáneres y a correr, el papel lleva mucho tiempo entre nosotros y sigue siendo todavía imprescindible en muchas situaciones, así que hablamos más de un proceso a medio plazo que de un cambio de hoy para mañana que podamos llevar a cabo en un par de meses. Echemos un vistazo a algunos de los puntos a considerar si nos planteamos eliminar el papel.
- Paso a paso: eliminar todo el papel en una empresa es prácticamente imposible, hay que ir proceso a proceso y departamento a departamento, analizando qué podemos utilizar digitalmente y qué no, estudiando el beneficio real que nos reportará, si facilitará el trabajo y reducirá el tiempo que empleamos en él, puede que nos llevemos más de una sorpresa.
- No estamos aislados: nuestra empresa no es una isla sin contacto con el exterior, buena parte de los documentos que manejamos vienen de fuera, clientes o proveedores que envían faxes, cartas por correo ordinario, facturas en papel, etc. Tenemos que ver con quien trabajamos y si podemos reconducir parte de este trasiego documental al mundo digital. Podemos escanear, pero cuanto menos tengamos que recurrir a ello mejor.
- Integrar con el sistema de gestión: existen muchas soluciones de gestión documental, y muchas de ellas excelentes, pero creo que una de las claves que no hay que perder de vista es cómo se integrarán esos sistemas con nuestra aplicación de gestión corporativa, con la contabilidad, la facturación, cartera y gestión de clientes. Cuantos menos pasos haya que dar para vincular documentos e información mejor.
- Contar con un buen hardware: aunque el ideal debe ser evitar la digitalización, será prácticamente imposible evitar escanear los documentos en papel, sobre todo al comienzo del proceso. Es clave entonces disponer de dispositivos que nos permitan digitalizar y procesar un documento (en el sentido digital de archivar o indexar) lo más rápidamente posible. Si tardamos más en digitalizar un documento que en procesarlo de la forma tradicional no vamos bien, necesitamos escáneres rápidos, con conectividad de red y con sistemas de almacenamiento y distribución de la información automatizados que faciliten y aceleren la tarea.
Es un proceso complejo, tanto o más que la implantación de un ERP, y generalmente no nos damos cuenta hasta que estamos metidos hasta las cejas en él. Es necesaria una buena planificación y contar también con el apoyo y asesoría de profesionales en la materia que nos lleven de la mano durante los primeros pasos, y no perder de vista que el objetivo no es realmente dejar de utilizar el papel, si no mejorar la forma en la que trabajamos.
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