Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.
Esto provoca que en muchos casos las empresas dediquen un espacio importante en sus instalaciones sólo para archivar las facturas anuales de distintos periodos. Además a la hora de encontrar una factura original tendremos que ir a buscar al archivo, la caja correspondiente donde se encuentra. Esto en el mejor de los casos que seamos organizados. Si perdemos un poco la disciplina, encontrar una factura puede ser misión imposible.
Ventajas de la digitalización certificada
La digitalización certificada debe cumplir una serie de requisitos y debemos hacerla con una aplicación homologada por la AEAT, ya que de otra forma no podemos deshacernos del papel de las facturas, que es nuestro principal objetivo. Los requisitos que han de cumplir las soluciones de software son los siguientes: * Formato digital homologado y de amplia aceptación, como son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior, comunes en la mayoría de modelos de escáner. * Resolución de escaneo de un mínimo de 200 píxeles por pulgada para garantizar un mínimo de calidad. Esto no es un inconveniente porque casi cualquier escáner tienen más. * Introducción de una firma digital que garantice que la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma. * Firmar digitalmente el documento en la base de datos, de manera que se garantice su invariabilidad.
Cómo mejorar la organización y archivo de las facturas digitalizadas
Cumpliendo estos requisitos tenemos lo indispensable para poder prescindir del papel. Si ya además queremos mejorar la productividad tendremos que apostar por soluciones que nos den un plus respecto a la forma de guardar estos documentos. Las distintas alternativas que tenemos en este campo son las siguientes:
- Organización propia donde somos nosotros los que trabajamos con nuestro sistema de archivos que mejor se adapte a nuestras necesidades.
- Gestor documental que además de ayudarnos con las facturas ya sea una solución para el resto de la gestión documental de nuestro negocio. Lo ideal es que si decidimos implantar una solución de este estilo apostemos por organizar ya toda la documentación de la empresa.
- Integración con nuestro ERP que es la solución más costosa, pero la que demandan muchas empresas. Por lo general usan un OCR capaz de reconocer estructuras y zonas en los formularios para localizar los datos de la factura e incorporarlos a nuestro ERP.
Podemos pensar que es un modelo de trabajo que requiere una inversión inicial que iremos amortizando a medida que nuestro volumen de facturas digitalizadas aumente. Pero también existen soluciones bajo el modelo SaaS para pagar sólo por uso. Igualmente en ambos casos debemos tener en cuenta el tiempo y trabajo que nos llevará escanear la factura manualmente y si nos compensa o no. Si luego no tenemos que picar los datos en nuestro software de gestión, ni preocuparnos por archivarlo, creo que es un modelo interesante para muchas empresas.
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