Las empresas necesitan determinar qué datos se necesitan de inmediato para seguir funcionando después de un desastre o una pérdida de datos corporativos. Una vez que la empresa define el significado de todos sus datos, pueden comenzar a desarrollar su plan de recuperación de desastres. Un plan bien estructurado se compone de tres componentes: los datos, la comunicación, y las personas.
Como ya notareis en mi, suelo “machacar” un poco en cuanto a las opciones de copia de seguridad de los datos de la empresa, estos deben estar bien respaldados y fuera de las instalaciones, disponibles para la recuperación en cualquier momento. Una excelente manera de hacerlo es a través de una copia de seguridad online mediante el cual los datos de una empresa se guardan cada noche y se almacenan lejos de la ubicación de la empresa.
Para los datos debe existir un Delegado, que es la persona responsable del plan de copia de seguridad de datos. Se encarga de comprobar que las copias de seguridad están funcionando sin problemas y realiza pruebas con regularidad. El simulacro general es un ensayo de una recuperación de las copias de seguridad de los datos y debería realizarse cada pocos meses para asegurarte de que todo marcha sobre ruedas. Asegúrate de que los datos que se almacenan se pueden recuperar fácilmente.
Comprobar la ubicación de tus datos críticos es también crucial, asegúrate de que sabes dónde esta ubicada y donde se almacena la copia crítica de los datos en tu empresa. Si la gente almacenara sus datos en sus computadoras de escritorio en lugar de al servidor de archivos, asegúrate de que todos los escritorios están respaldados.
El contacto y la comunicación
Supongamos que los métodos normales de comunicación durante un desastre o emergencia no funcionen. En su lugar, ten en cuenta los vehículos alternativos de comunicación. Si tus líneas de teléfono de la oficina no están disponibles, seria desde mi punto de vista bastante acertado considerar el uso de la mensajería instantánea. Asegúrate de que todo el mundo en tu empresa tiene el numero de contacto de cada uno.
Los teléfonos VOIP y virtuales son útiles en situaciones en las que el acceso a la central con ubicación física, no es posible. Estos servicios te permiten seguir transmitiendo con las líneas de la oficina o incluso crear líneas virtuales que son accesibles desde cualquier lugar. También es muy importante tener una lista física de contactos, clientes y proveedores, así como una copia virtual almacenada en un sitio de almacenamiento en línea donde puedas acceder a él desde cualquier lugar. Tener tu lista de contactos en el cajón de tu oficina y no tenerlo disponible es inútil durante una emergencia.
Personas
Es imperativo que tus empleados sepan a dónde ir y qué hacer si tu oficina o computadoras están in-operativas. Algunos roles y funciones que deberías designar serian, identificar las funciones críticas y determinar quién va a llenar. Por ejemplo, quien se pondrá en contacto con los clientes y gestionara el seguro?
- Determinar los puntos de encuentro para los escenarios de evacuación.
- Designar y preparar lugares alternativos de trabajo y sugerir instalaciones remotas de trabajo para un período temporal.
- Distribuir el plan a todos los empleados y cargar una copia donde sea accesible a todo el mundo (cualificado).
- Coloca una copia del plan en alguna parte que en la que no se viera afectada por la falta de datos o la evacuación de oficinas.
- No coloques la copia única en el servidor.
- Comparte el plan con todas las nuevas contrataciones como parte de su introducción en la compañía. Además, revisa el plan con todos los empleados sobre una base trimestral.
Todos los negocios experimentan algún tipo de insuficiencia de datos o alguna situación de emergencia. Es sólo cuestión de tiempo y magnitud. La mayoría de la gente piensa que nunca les va a pasar con ellos, pero todo lo que necesitas es un pequeño ejemplo para arruinar una empresa. La mejor protección contra este tipo de escenario es un bien pensado plan que haya sido probado y comunicado a todo el mundo. Asegúrate de que estás preparado. ¿Y tu dispones de algún tipo de plan de recuperación de desastres?
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Imagen | Nadya Peek | Meme!