Pongamos el caso de una nueva aplicación que debe implantarse en las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuación para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecución. Lo normal sería sacar una versión nueva del procedimiento corrigiendo o anotando los inconvenientes que surgen.
Por eso es fundamental que en todo procedimiento figure la fecha de creación y su ámbito de actuación. De esta manera sabemos a qué atenernos cuando cogemos un documento antiguo y estamos prevenidos ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo. Se deben crear tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el procedimiento esté siempre vigente y sea actual.
Esta cuestión es imprescindibles si lo documentos están disponibles en una Intranet, donde los usuarios puedan acceder al mismo y descargarlo. Se esta manera estaremos seguros de que la versión de la Intranet es la última válida de cualquier documento. Es fundamental a la hora de conseguir trabajar de forma productiva no tener que modificar sobre la marcha la manera de hacer las cosas.
De esta manera si alguien necesita la ayuda o tenemos una persona nueva en nuestro departamento tendremos toda la documentación perfectamente organizada lo que reduce la curva de aprendizaje de los recién llegados a la empresa. El tiempo que invertimos a la hora de crear el procedimiento de actuación lo recuperamos con creces cuando alguien lo tiene que utilizar.
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