Aunque la gestión de proyectos suele asimilarse a prácticas habituales en consultoras y auditoras, es una disciplina de amplio espectro de aplicación y de hecho sulaquier negocio debería aplicarla para el control y evaluación de los distintos proyectos que pueda desarrollar.
La gestión de proyectos es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.
Existen distintas herramientas de gestión, como es el caso de Microsoft Project el cual como todos los productos de la familia MS es necesario pagar la correspondiente licencia. Sin embargo, hay otra opciones que permiten su uso sin tener que pagar por ellos y son los open source, como es el caso de OpenProj, disponible para todos los sistemas operativos.
La utilidad de este tipo de herramientas es la facilidad con la que presenta la información correspondiente al proyecto en cuestión de una manera rápida e intuitiva facilitando el proceso de evaluación del mismo.
El único campo obligatorio es el “Nombre del Proyecto”. La fecha de inicio del proyecto será hoy (o el próximo lunes laborable) por defecto, pero se puede modificar. Normalmente, los proyectos usan planificación hacia adelante, es decir, se establece una fecha de inicio y el sistema calcula las fechas futuras. Sin embargo, puedes usar planificación inversa, en donde introduces una fecha de finalización, y la aplicación planificará las fechas hacia atrás a partir de la fecha indicada. Las fechas son calculadas usando el Método del Camino Crítico.
La herramienta fundamental para la gestion de proyectos es el Diagrama de Gantt que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, llamados summary elements.
En el caso de OpenProj la información puede presentarse utilizando distintos criterios, aparte del Diagrama de Gantt, y estos son el Diagrama de Red o PERT que muestra la interrelación de las tareas, los recursos, los proyectos, vista WBS o EDT, presenta la información como un diagrama de tareas jerarquizado, vista RBS que presenta los recursos jerarquizados, así como distintos informes para conocer los detalles del proyecto, informacion sobre los recursos y tareas o saber por ejemplo a quien se le ha asignado una tarea.
En definitiva, este tipo de aplicaciones aunque no sean muy comunes en negocios de pequeño tamaño, es recomendable conocerlas y utilizarlas porque facilitan mucho la gestión de los proyectos, independientemente de su tamaño, simplificando el proceso de evaluación y el control de las desviaciones.
Imagen | Ivan Walsh
Vía | OpenProj
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