Mientras nuestros queridos papeles no deciden abandonar las mesas de nuestras empresas, los certificados digitales o el dni electrónico avanzan lentamente como medio de sustitución de los mismos. Aún así, nuestra mentalidad todavía no asume la validez de estos medios electrónicos como sustitutos de la firma manuscrita, y solo la obligación por parte de los medios públicos a su utilización puede hacer que se acelere este proceso.
La solución que comento en este post podemos considerarlo como un todo en uno para que no pensemos que el proceso de gestionar facturas electrónicas es algo complicado, caro y que no está al alcance del usuario medio de informática. Incluye desde el software necesario para realizar el proceso a un escáner que permita digitalizar la documentación, haciendop especial hincapie en las facturas.
Más detenidamente todo lo que incluye es lo siguiente:
- Un software desde el que podemos escanear las facturas. De este proceso obtenemos un documento electrónico con plena validez ante la agencia tributaria
- La posibilidad de emitir la factura sin papel de manera telemática mediante la creación de un archivo xml que contiene toda la información
- La posibilidad de firmar los documentos digitalmente mediante firma digital y emisión de sello de tiempo. El sello de tiempo es un certificado que nos dice en que momento se tramitó el documento
- Dispositivo USB que ellos llaman Plug & Sign que integra la capacidad de generar firma electrónica de cualquier documento o fichero que arrastremos sobre él
- Custodia de las facturas certificadas en las instalaciones de ANF autoridad de certificación
Ofrecen tres productos predefinidos que se ajustan a distintos tamaños de empresas, hasta 5 trabajadores, 20 o 100.
Tal vez es una buena idea ofrecer un pack que incluye todo para dar este paso que le cuesta tanto a la pyme, pasar del papel al documento electrónico, pero mucho más eficaz sería que la Agencia Tributaria promocionase o subvencionase iniciativas como esta.
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