El titular es una afirmación muy rotunda: "No es posible mejorar el uso del correo electrónico en la empresa", pero voy a matizarlo un poco. No es posible mejorar el uso del correo a menos que se realice un gran esfuerzo de reeducación de los usuarios del servicio, por lo menos en lo que a correo interno se refiere.
A pesar de que existen otros canales de comunicación, el correo electrónico sigue siendo el rey de las comunicaciones en el mundo de la empresa. Y sin embargo, a pesar de que hemos enviado miles, millones de mensajes por este medio, seguimos sin utilizarlo de forma correcta, sobre todo en las empresas y se convierte en una herramienta que nos roba mucho más tiempo del que nos ahorra.
¿Para qué utilizamos el correo en la empresa?
La pregunta en sí puede parecer una tontería, pero si sabemos responderla de forma adecuada vamos a eliminar una gran cantidad de usos que le estamos dando al correo que no son los adecuados. Utilizamos el correo para comunicarnos con nuestros compañeros, pero no es la herramienta más adecuada para:
El correo es una herramienta muy versátil, pero no es la mejor para determinadas cuestiones
Enviar archivos por la red interna, para eso mejor enviar sólo los enlaces a donde están ubicados, no el archivo en sí mismo, que sólo contribuye a aumentar el tamaño de los buzones de correo de nuestros usuarios.
No es un foro de discusión donde la cadena de correos es inmensa y muy complicada de seguir. Para esto mejor utilizar aplicaciones de mensajería instantánea, donde podemos discutir y aquellos para los que la información pueda ser necesaria pero no imprescindible luego se les puede enviar un correo resumen de las decisiones adoptadas para evitar todo el ruido asociado a la toma de decisiones.
No es una base de datos, si queremos guardar documentación asociada a un proyecto, archivos adjuntos recibidos, versiones de los mismos, etc. para todo esto es mejor tener un repositorio documental, una Wiki, una Intranet donde todo esto además de guardado está ordenado y es sencillo de encontrar.
No es un notario, ya que muchas veces se usa el correo y se piden confirmaciones por escrito para evitar malosentendidos. Si ocurre esto es que tenemos un problema de comunicación en nuestra empresa y tenemos que trabajar para solucionarlo.
¿Cómo utilizamos el correo en la empresa?
Pero luego tenemos también algunas prácticas con el correo electrónico que contribuyen a que le estemos dando más importancia de la que tiene a este medio de comunicación asíncrono, es decir, nos envían un mensaje pero no estamos allí inmediatamente para responder, para eso tenemos un buzón donde se acumulan los mensajes sin leer.
Trabajamos con el correo electrónico siempre abierto cuando vamos a gestionar el correo en determinados momentos del día, no durante todo el día. Así que mejor cerrarlo y asignarnos un espacio como si fuera una tarea más, pero no dejar que se apodere de nuestro ritmo de trabajo.
Porque si lo hacemos corremos el riesgo de dejar todo lo que estamos haciendo para contestar un correo interrumpiendo a veces tareas mucho más importantes y que debemos finalizar lo antes posible que un simple correo que nos ha llegado.
Otro ejemplo de la importancia que le damos al correo es que en muchos casos es la primera tarea que hacemos cada día, justo en las horas más productivas de muchos empleados, las aprovechan para el correo electrónico, no para hacer realmente su trabajo.
Estos son solo algunos ejemplos de malas prácticas, pero que son muy habituales en muchos trabajos, donde muchos empleados ni siquiera son conscientes de ellas y llevan practicando durante años, por eso creo que no es posible mejorar el uso del correo electrónico en la empresa. Y sin embargo hacerlo es importante controlar para que no acabe con la productividad de los empleados.
En Tecnología Pyme | ¿Cómo reducir la cantidad de correos que recibimos?