No son pocos los gestores de proyectos de los que hemos hablado, y buen número de ellos funcionan íntegramente a través de Internet, es un tipo de software poco utilizado pero con muchas posibilidades en la pyme, y como en la variedad está el gusto hoy vamos a comentar otra de las herramientas disponibles para ayudarnos en la organización del trabajo en nuestra empresa, OfficeZilla, un completo sistema de organización completamente gratuito.
En este caso no hablamos de cuentas gratuitas y premium, el uso de este servicio no tiene costes asociados y no hay límites en cuanto a número de usuarios, cantidad de proyectos o espacio de almacenamiento disponible, y es un sistema realmente completo, con opciones que cubren casi cualquier aspecto relacionado con la colaboración de grupos de trabajo o la gestión de proyectos. Echemos un vistazo a los módulos por los que está compuesto.
- Calendario: un calendario básico pero que permite tanto compartir con los demás usuarios las entradas en el mismo como mantenerlas privadas, o intercalar ambas opciones. Vistas de Día, Semana, Mes y Año, eventos y fechas a recordar.
- Gestión de proyectos: quizá algo limitado, es un sistema basado en tareas asociadas a proyectos que nosotros creamos. Permite delegarlas, establecer fechas de inicio y final e incluye una codificación por colores para ver cuales están sin comenzar, en proceso o completadas.
- Tareas: listas de tareas sueltas, no vinculadas entre sí, para la organización personal de los usuarios del sistema. Podemos establecer prioridades, marcar como completadas y añadir notas a cada una de ellas.
- Contactos: no es lo más intuitivo que he visto, pero no se puede negar que es muy completo. Campos personalizados, listas de contactos, podemos tenerlos disponibles para nosotros o para todos los usuarios y establecer avisos relacionados con ellos.
- Atajos: una idea sencilla pero que me ha gustado, es un apartado en el que podemos almacenar accesos directos a registros que vayamos a utilizar con frecuencia o que nos interese tener a mano durante un tiempo. Puede ser una tarea, un contacto, una cita del calendario, etc., casi cualquier apartado tiene un pequeño botón que nos permite enviar lo que estamos consultando a este "cajón".
- Archivos: el lugar en el que alojar cualquier fichero que queramos tener disponible en el sistema, organizándolos por carpetas que crearemos según nuestras preferencias.
Queda algún que otro apartado más, pero con esto creo que nos podemos hacer una idea y constatar que en cuanto a funcionalidades OfficeZilla no tiene nada que envidiar a otros sistemas, sean gratuitos o de pago. Donde tiene que mejorar es en el diseño y la facilidad de uso, su aspecto queda por detrás de otros servicios más trabajados y, aunque su manejo no es complicado, tantas opciones (algunas prescindibles) pueden marear un tanto al empezar a utilizarlo.
La ventaja es que es modular, podemos elegir que apartados queremos ver y cuáles ocultar, simplificando bastante la interfaz. Se puede utilizar en castellano, la gestión de permisos de usuarios está bastante bien trabajada y disponen en la web de un buen número de vídeo tutoriales sobre cada módulo, merece desde luego una oportunidad como herramienta de gestión de proyectos o equipos de trabajo
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