Una de las principales inversiones que tienen que realizar las pymes se encuentra en el apartado ofimático. Microsoft Office hoy por hoy es uno de los programas más utilizados por muchas empresas, imprescindible para la mayoría de ellas. Pero con el lanzamiento de Office 2010 Starter que viene preinstalado en muchos equipos, y que incluye Word y Excel limitados y con publicidad, hace que para un uso básico muchas empresas desistan de comprar la licencia completa. Pero en estos casos ¿qué es mejor utilizar, Office Starter o aplicación de código libre?
Porque si no vamos a realizar un uso intensivo, sobre todo en lo que ser refiere a Excel, no vamos a usar macros, etc. bien podemos pasar con Office 2010 Starter. No tendremos problemas de compatibilidad de formatos que se descuadren por realizarlos con uno u otro y trabajamos toda la empresa con los mismos programas. Asumimos que los usuarios con uso más intensivo tienen su licencia de MS Office para que no se resienta la productividad.
Desventajas de Office 2010 Starter
Uno de los inconvenientes de esta versión es que no incluye un software para las presentaciones. Podemos instalar un visor de presentaciones, y en todo caso si tenemos que crear alguna podemos acudir a aplicaciones en la nube, como Google Docs, Zoho o incluso las Office Web Apps que nos permitirán crear estas presentaciones de manera sencilla.
Otra desventaja es que incluyen publicidad, algo que en un entorno doméstico puede no tener demasiada importancia pero que en entorno corporativo no me acaba de gustar. Además Office Starter no está disponible en todos los equipos ni podemos instalarlo por nuestra cuenta, sino que ya viene presintalado en los equipos que adquirimos por parte de fabricante.
Ventajas del uso de LibreOffice u OpenOffice
Sin embargo tenemos la alternativa de utilizar una suite ofimática de código libre. Las dos más utilizadas son LibreOffice y OpenOffice. Si hoy tuviera que recomendar una lo haría con la primera puesto que parece que tiene un ciclo de actualizaciones más claro y un proyecto futuro bastante definido. Aunque OpenOffice está muy implantada en las empresas y tras su llegada a la Fundación Apache parece que su futuro y viabilidad se despejan.
La ventaja de poder utilizar cualquiera de estas dos programas está en tener un programa ofimático completo, con el que tenemos un procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones o base de datos. Aunque algunas de ellas no son tan potentes como Microsoft Office su implantación en nuestra empresa nos puede llevar a evaluar hasta que punto necesitamos las licencias de Office.
Por otro lado tanto LibreOffice como OpenOffice son multiplataforma, es decir, podremos usarlos tanto en Windows como en Mac o Linux. Este aspecto no es desdeñable, sobre todo si seguimos programas de teletrabajo o flexibilizamos el horario de entrada de los trabajadores de manera que no tendrán ningún problema en instalar y utilizar este programa desde su casa.
Además LibreOffice está trabajando en llevar su programa tanto a la nube, de manera que podamos trabajar con cualquier dispositivo como desde cualquier lugar. También están trabajando para lanzar una interfaz que haga su uso más sencillo desde dispositivos móviles, lo que podría ser un plus para los trabajadores en movilidad.
Conclusiones
Muchas empresas utilizan Microsoft Office porque es el programa ofimático más popular y más implantado, pero no todos los usuarios que lo tienen instalado le sacan el partido, ni usan las características avanzadas que justifican el pago de la licencia.
Si hemos adquirido equipos que tienen preinstalado Office 2010 Starter podemos aprovecharlo para los usuarios más básicos en el uso de las aplicaciones ofimáticas. Pero las aplicaciones de software libre como LibreOffice y OpenOffice son perfectamente válidas y en mi opinión, quizás una mejor opción para muchas empresas para este tipo de usuarios.
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