Además de contar con buenos profesionales y con la participación decidida de la dirección de la empresa, uno de los factores determinantes para el éxito de la implantación de un nuevo sistema de gestión es conseguir involucrar a las personas que van a utilizarlo. A todos nos asustan los cambios y la mejor forma de evitar ese miedo a la novedad y las reacciones adversas es implicar a los trabajadores en el proceso si queremos evitar el rechazo y escuchar eso de "con lo de antes me aclaraba más, fucionaba mejor"
No es la única variable a tener en cuenta, pero sí una de las que se deja a menudo de lado y que, como poco, prolonga el tiempo de adaptación necesario hasta que se normaliza la situación. Si la dirección toma una decisión sin mirar a nadie, teniendo en cuenta únicamente su punto de vista, la cosa puede acabar fracasando y nos habremos metido en un berenjenal del que luego será muy complicado salir airosos. Hay algunas prácticas, consejos o recomendaciones que pueden ser útiles para suavizar el proceso.
- Implica a los empleados en el proceso de elección: tampoco es cuestión de celebrar una votación, pero es buena idea seleccionar un pequeño grupo de representantes de cada departamento afectado para que participen, den su opinión y sirvan de mediadores con sus compañeros. Si se les ha tenido en cuenta, serán los mejores embajadores a favor del cambio y además pueden aportar un punto de vista más a la hora de decidirse por un sistema u otro. El jefe de administración puede estar babeando con los estupendos informes que proporciona la aplicación, pero el que la utiliza en el día a día puede valorar mejor la complejidad o sencillez de su uso.
- Planifica la formación: buena parte de nuestros miedos provienen del desconocimiento, así que es clave una planificación exhaustiva de la formación para el manejo del nuevo sistema. De acuerdo que el trabajo que tenemos que hacer es el mismo, pero cambia la herramienta, generalmente a algo con más funcionalidades y complejidad, y hay que facilitar el aprendizaje a aquellas personas que la van a utilizar.
- Escucha sus quejas y sugerencias: ya lo hemos hecho en el momento de elegir, así que no perdamos las buenas costumbres durante el proceso de implantación. Nos ayudará a tener una imagen más clara de como están marchando las cosas, y a todos nos gusta que se tenga en cuenta nuestra opinión. Podremos presionar a los consultores para que incidan en uno u otro aspecto y detectaremos con antelación los problemas que se van a presentar (y siempre se presentan).
Se trata en definitiva de tener en cuenta la psicología humana, saber que todos presentamos resistencia a los cambios y que cuatro ojos ven más que dos. La dirección habrá llegado a la conclusión de que se necesita cambiar y de que el producto elegido es el mejor, pero eso no significa que aquellos que lo van a utilizar lo hayan hecho, y son un factor determinante para el éxito o fracaso del proceso, hay que tenerlos en cuenta y hacerlos partícipes si queremos llevar a cabo la transición de la manera más suave posible.