Hoy en día no se entiende ninguna solución de software que no venga complementada con un buen paquete de servicios que la ayuden a mantenerse en forma con el paso del tiempo y ante la aparición de problemas. Esto es así en cualquier circunstancia, pero especialmente en el caso de las pymes más pequeñas y los autónomos, que no disponen ni de los conocimientos ni del personal necesario para resolver los problemas que antes o después se presentarán.
Adquirir un software o descargar una solución gratuita de Internet y ponernos a trabajar con ella sin tener el apoyo de alguien externo que nos ayude en el proceso y durante el tiempo que la utilicemos es cuando menos aventurado. No dudo de la capacidad para hacerlo de empresas con personal técnico, pero aún en estos casos es realmente complicado conocer y manejar un software desarrollado por otros con la suficiente soltura como para no necesitar el apoyo de un especialista.
A mi entender, tres son los aspectos básicos que debería cubrir cualquier contrato de mantenimiento de software:
- Soporte técnico: todos los programas fallan antes o después, por un mal desarrollo, por incompatibilidades con el hardware sobre el que corren o debido a conflictos con otro software. Son muchas las posibilidades y es difícil que podamos cubrirlas todas por nosotros mismos.
- Actualizaciones: si hablamos de las actualizaciones tenemos ejemplos recientes como los cambios en el plan general contable que obligaron a modificar todos los programas de contabilidad, o las continuas novedades a las que nos tiene acostumbrados la Agencia Tributaria en cada ejercicio, y que obligan a actualizar el software que genera los datos necesarios para elaborar y presentar determinados modelos tributarios. Sale mucho más rentable tener contratado un servicio técnico que cubra estas eventualidades que ir pagando cada vez que necesitemos una actualización.
- Formación y ayuda en el manejo: es un aspecto que se suele descuidar, y eso que es fundamental para sacar el máximo rendimiento de cualquier aplicación y amortizar la inversión que hayamos hecho. Necesitamos poder levantar el teléfono o enviar un correo y obterner una respuesta rápida sobre como realizar tal o cual proceso o dónde encontrar determinada función del software que manejamos, más aún si éste se actualiza con frecuencia.
Da igual que el software nos haya costado dinero o sea gratuito, siempre deberíamos poder contar con alguien a quien recurrir ante estas eventualidades, que con toda seguridad se van a producir continuamente a lo largo de la vida útil del programa. Pensar que dejándolas de lado estamos ahorrando dinero es absurdo, más bien lo contrario, no conocer a fondo el manejo de la aplicación, no poder utilizarla por que falla o porque no funciona de acuerdo a la normativa nos va a costar mucho más que la cuota mensual que podamos pagar por el soporte.