Si al principio uno de los mayores quebraderos de una empresa es vender, cuando ya lo ha hecho, la incertidumbre pasa a ser cuándo se cobrará el servicio o el producto vendido.
Reducir a cero el riesgo de impago es imposible a no ser que se cobre por adelantado y eso, hoy por hoy , es una entelequia.
Se considera que hay un impago cuando una deuda no ha sido satisfecha a su vencimiento, entonces esa deuda se considera vencida, líquida y exigible.
Como nunca se sabe qué puede pasar en la relación con nuestros clientes es esencial que todos los documentos de la relación comercial, tales como presupuesto, pedido, factura, etc., se custodien en un repositorio específico en el que se indique claramente la fecha de cada uno de ellos.
Del conjunto de documentos generados debe quedar clara cuál es la deuda, la forma de pago y sus vencimientos, los medios de pago, las garantías y las demás condiciones de la operación tendentes a asegurar el pago.
En los documentos debe indicarse tanto la forma de pago (anticipada, al contado, o el pago aplazado), así como el medio de pago (efectivo, recibo domiciliario, documento cambiario o, en el ámbito del comercio internacional, las cartas de crédito).
Otras formas de tratar de asegurar el cobro son determinadas cláusulas contractuales. Desde aquellas que regulen la resolución del contrato, hasta aquellas que establezcan que el vendedor puede quedarse con parte de las cantidades ya satisfechas o establecer intereses de mora.
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