En ocasiones las empresas contamos con elementos desestabilizadores en el interior que pueden causar graves daños en la organización y nuestros resultados económicos. Podemos estar hablando de personas que realizan mal su función de forma inconsciente, de actos de sabotaje o incluso de una estructura empresarial perjudicial.
Sea como sea es prácticamente imposible que estos elementos no dejen marcas visibles que podamos detectar para luchar contra el fraude. Manejar estos lastres y revertir sus efectos es una labor que requiere un esfuerzo continuo de control pero tenemos que evitar que este se convierta en un problema. ¿Qué síntomas de "traición" podemos observar?
Uso anómalo del material de oficina
No es sencillo detectar un robo de información pues este se puede producir mediante la copia de la misma y sin hurto físico. A ciertos niveles existe cierta información que solo debería ser accesible por algunas personas muy concretas y esto nos puede ser la clave si hemos detectado una filtración.
Por ejemplo, en una empresa donde estuve trabajando se manejaban datos de asesorías de toda Canarias y empezamos a observar a un empleado que hacía un uso de la fotocopiadora fuera de lo habitual seguido de movimiento de papeles anómalo. Finalmente descubrimos que estaba sacando la información para buscar trabajo en ellas aunque no resultaba fácil de descubrir si no se contaba con un personal comprometido que dieran la voz de alarma.
Los flujos de información deben estar abiertos y es bueno mantener un inventario pormenorizado de la información o material importante así como proteger el acceso a la misma. Los trámites burocráticos pueden dejar constancia de ciertas solicitudes o movimientos extraños pero lo más importante puede ser la observación de actitudes y el uso anómalo del material de trabajo.
Proyectos que se retrasan "misteriosamente"
En este caso no tiene por qué producirse de forma consciente aunque no sería extraño que algunos trabajadores descontentos lastren un proyecto de forma dañina. En ciertos casos resulta difícil luchar contra las causas (hay que enfrentarse a las causas del descontento) pero podemos contener las consecuencias mediante el establecimiento de metas parciales del proyecto y el control sobre los procesos.
Si existen evidencias de que ciertos elementos pueden causar retrasos es evidente cómo debemos actuar pero si no los tenemos detectados puede ser una oportunidad de descubrir a personas o procesos que desestabilizan el funcionamiento normal de la organización. Con un reparto claro de tareas puede ser tan sencillo que se podría desincentivar el sabotaje. El anonimato en las acciones siempre lo facilita.
Ventas que cambian radicalmente
Un aumento espectacular de la ventas puede parecer a todas luces algo positivo pero también puede esconder actividades fraudulentas o actuaciones contrarias a los métodos marcados por la empresa. Para ello tenemos que observar el beneficio real obtenido de las operaciones y las prácticas de los vendedores con la utilización de clientes trampa.
Esto significa contactar con algún cliente de confianza que pueda concertar una cita comercial y establecer un control sobre el trato recibido. También es conocido como clientes fantasma.
No es mala idea que los nuevos vendedores pasen por este control para conocer su desempeño real pero tampoco hacerlo por sorpresa con los comerciales más establecidos para comprobar que se da un servicio adecuado y se vende bajo las condiciones establecidas por la empresa.
Si las ventas de un comercial caen de forma especial es posible que esté haciendo algo de forma equivocada e incluso que esté creando su propia cartera de clientes para dejar la organización... no sería la primera vez.
"Este balance tiene algo raro"
Maquillar las cuentas puede ser habitual en mayor o menor medida pero cuando se produce con el desconocimiento de la dirección general puede ser un grave error que se traduce en estrategias equivocadas.
En este caso yo considero un acto de traición (además de un presunto crimen) el no mostrar la verdadera naturaleza de la empresa por lo que es bueno auditar las cuentas de forma puntual ante sospechas. Por otro lado la contabilidad puede darnos pistas sobre ciertos actos fraudulentos y movimientos sospechosos.
Conclusión
Evidentemente hay tantos síntomas como actos de sabotaje, traición o ineficiencia pero la prevención es siempre la mejor herramienta. Establecer ciertos controles y crear una clara definición de tareas es fundamental junto a abrir vías de comunicación con los empleados.
Si hemos detectado una pieza discordante debemos actuar con cabeza fría y tiempo para ir formando a un trabajador capacitado para cubrir su puesto e ir reuniendo las pruebas suficientes como para acometer un posible despido procedente. Estos casos suelen ser conflictivos pero también es un buen momento de dejar clara cual es la filosofía empresarial que se defiende y el tipo de comportamientos que queremos mejorar o suprimir para evitar que arda Troya.
En Pymes y Autónomos | Traductor traidor, No todo vale a la hora de negociar Imagen | Riverofgod