La gestión de nuestro tiempo no solo depende de esos factores externos tan fácilmente distinguibles de los que hablamos ayer. En ocasiones nos vemos limitados por cuestiones mentales o morales que interfieren en nuestro rendimiento de forma silenciosa.
Que nos lleguemos a dar cuenta de su presencia es el primer paso para neutralizarlos ya que son relativamente fáciles de cambiar al depender totalmente de nosotros mismos. Vamos a sacar a la luz alguno de estos devoradores de tiempo internos cuyo descubrimiento puede ayudarnos a organizarnos mejor.
Factores internos
No pensemos que al hablar de factores psicológicos necesitamos la ayuda de un profesional para descubrirlos y aceptarlos. Realmente con un poco de reflexión seremos capaces de descubrir aquellos que nos están limitando profesionalmente. Porque sí, perder el tiempo nos lastra y nos afecta como el pez que se muerde la cola. Vamos a ver algunos cronófagos, al menos los que considero más relevantes:
- "Bajo presión trabajo mejor": A mí me pasa y supongo que a muchos de ustedes también pero os diré una cosa. Por supuesto que corremos más rápido delante de un león pero piensen en el estrés que está creciendo en nuestro interior de forma constante.
Si mantenemos una situación de estrés durante mucho tiempo puede afectarnos incluso en nuestra vida personal. Además, aumenta las posibilidades de error. El estrés es un mecanismo de defensa ante las agresiones externas que nos permite superarlas pero a largo plazo es un lastre importante.
- Hábitos: Puede parecer que hacer las cosas como siempre las hemos hecho es más rápido que cambiar pero no siempre es así. Es más cómodo, eso es verdad. Tenemos que estudiar nuestros hábitos pues a ellos destinamos gran parte de nuestro tiempo.
Puede que haya formas mejores de hacer las labores rutinarias y si para ello tenemos que adaptarnos a un cambio, seguramente valdrá la pena. Ganaremos en tiempo y comodidad aunque tengamos que renunciar a ello durante un corto periodo de tiempo. * Parálisis por análisis: Esto depende mucho de cada uno pero podemos terminar bloqueados al alimentarnos de demasiados datos en informes, material, gráficas... es lo que se conoce como "parálisis por el análisis". No por ser más numerosos son mejores, normalmente lo importante es contar con la información relevante pero ante todo con los datos ordenados y bien expresados. * ¿Primero lo fácil?: Si tenemos delante una pila de problemas puede que pensemos que lo mejor es resolver primero los más sencillos. Lo que estamos provocando es una acumulación de problemas complicados y posiblemente más urgentes.
Esto nos lleva a la prisa y a la acumulación de trabajo intenso que aumentará nuestro estrés y la presión del tiempo. También es posible que al pensar en los problemas complejos alarguemos la resolución de los sencillos así que no solo nos comemos el tiempo sino que él nos come a nosotros. * Disciplina y concentración: Si empiezas algo tienes que terminarlo. Si no cuentas con un plan de trabajo y disciplina perderás el tiempo ya que no serás capaz de lograr los objetivos a plazo. Ir de una tarea a otra sin centrarnos en ninguna puede llevarnos a tener 20 problemas a medio hacer con lo que sobra decir que la presión será tal que podemos llegar al bloqueo. Estar dispersos es malgastar el tiempo, tenemos que estar focalizados y disciplinados respecto a nuestro plan de acción. * Orden: Nada nos hará perder más tiempo que no encontrar lo que necesitamos en el momento más urgente. Un buen sistema de clasificación, evitar la aglomeración de papeles y tener un sitio para cada cosa nos puede ayudar no solo a hallar las cosas sino a no sentirnos saturados al ver la famosa torre de trabajo pendiente. * No saber delegar: Hay tareas que podemos delegar o compartir. No saber hacerlo puede suponer que nos sobrecarguemos de trabajo y que además tarde más en ser terminado. * Lenguaje impreciso: No saber comunicar correctamente lo que queremos o necesitamos nos obliga a repetir las cosas o tener que rectificar ciertos errores. Esto come tiempo pero se combate aprendiendo a codificar y transmitir la información . * "No sé decir que no": Tenemos que aceptar una cosa: no podemos con todo. Por agradar tendemos a asentir pero lo mejor es razonar y responder en base a nuestra situación real.
Con esto terminamos esta pequeña enumeración de nuestros "queridos" cronófagos, el primer paso para gestionar nuestro tiempo con éxito. Con algo de voluntad seguramente podremos neutralizarlos.
Es posible que no estén todos los que son pero os aseguro que todos los que están, lo son. Sin más os insto nuevamente a que comentéis aquellos factores internos que más os afectan en la gestión del tiempo.
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