¿Cuándo podemos destruir los libros de contabilidad?

Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como “Ley de Emprendedores” modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Recordemos que la fecha límite para la legalización se acerca ya que los libros deben de legalizarse antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.

Se acabó por tanto lo de legalizar los libros en soporte papel poniendo fin a las colecciones de libros que en muchas empresas se encuadernaban en formatos elegantes y que se almacenaban en lugares destacados.

¿Qué hacemos entonces con las colecciones de libros contables?

Pues a no ser de que le guste repasar la contabilidad de hace 10 años un día de aburrimiento en la oficina, una opción es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos.

Pero antes de hacer esto tengamos en cuenta los siguientes plazos:

Según el Código de Comercio en su artículo 30, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Según la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos durante 4 años desde el día de finalización del plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que es el plazo durante el cual tiene derecho la Agencia Tributaria a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.

Por tanto, una vez pasados 6 años ¿nos animamos a reciclarlos o los dejamos de herencia a las generaciones venideras?

En Pymes y Autónomos | Libros obligatorios en la empresa

Imagen | De la Cigoña