Los libros de contabilidad, tanto los obligatorios impuestos por el Código de Comercio o disposiciones legales como todos aquellos libros auxiliares que consideremos oportuna su llevanza para facilitar las labores contables, tienen que ser legalizados por el Registro Mercantil en donde estemos inscritos.
Esta legalización se tiene que hacer en los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio social. El plazo general para legalizar en plazo finaliza el 30 de abril, dado que la mayoria de empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre. Estos libros se pueden confeccionar en papel impreso y encuadernado o en soporte informático. Confeccionar los libros en papel es un verdadero atraso, costes mucho más elevados y pérdidas de tiempo, aunque muchas empresas siguen haciéndolo. El mecanismo de imprimir diarios, libros mayores, libros de IVA... encuadernar, y enviar al Registro tiene un coste importante para las empresas.
Desde hace unos años, se permite la legalización de los libros en soporte digital. Estos soportes digitales no dejan de ser diskettes, o CD-ROM como medios exclusivos cuya confección es realmente rápida y sencilla.
Para confeccionar los libros en soporte digital necesitamos los programas informáticos que facilita el Registro Mercantil. Estos programas los tenemos en este enlace y tenemos que descargarnos el software Legalia y RLegalia, como herramienta devalidación.
El software Legalia, nos permite realizar una importación de ficheros, en formatos RTF, PDF, TIFF, DOC, XLS, TXT y algunos formatos de bases de datos para todos los libros de la empresa. En el propio programa, podremos confeccionar la instacia de los mismos y mediante el programa de validación RLegalia, le vamos a colocar una huella y firma a cada fichero que impida su posterior manipulación.
Obviamente, no utilizar estas herramientas es un atraso en la empresa, tanto por ahorro de costes como tiempo. Si alguien no ve muy claro su funcionamiento, quer lo deje en comentarios y hacemos algunos posts al respecto, aunque vayamos ya fuera de plazo para la presentación de los libros del 2008.
Nota: Los ficheros de descarga llevan la extensión.download. Esta extensión hay que cambiarla por .EXE una vez descargados en nuestros equipos.
Vía | Registro Electrónico - Descarga de software Más Información | RD 1784/1996 del Reglamento del Registro Mercantil En Pymes y Autónomos | Libros obligatorios en la empresa